Was Selfdesk kann

Im Einzelnen

• Eigener Link zu eurem Space
• Space-Code für alle, die zuerst die App laden
• Suche nach Name oder Ort, sobald ihr veröffentlicht, mit Logo und Anschrift im Treffer
• Eigene Landeseite mit eurem Text
• Für Google freigegeben, sobald ihr veröffentlicht

Was das heißt

Für euch: Eine Seite unter selfdesk.app/s/euer-space, auch ohne eigene Website.

Für eure Mitglieder: Sieht Tarife, Bereiche und Räume vor dem Beitritt.

Im Einzelnen

• Ein Satz über euch und euer Text
• Bis zu zwölf Fotos
• Ausstattung zum Ankreuzen
• Zugang, Zeiten und Anfahrt
• Bis zu sechs häufige Fragen
• Hausregeln, etwa zu Haustieren, Ruhe und Telefonieren
• Jeder Tarif mit Laufzeit und den Zahlungsarten, die ihr anbietet
• Guthaben und Zusatzposten unter den Tarifen, zum Ansehen
• Freie Schreibtische der nächsten Tage
• Besichtigung per Mail
• Weg zurück zu eurer Website im Kopf der Seite
• Impressum und Datenschutzhinweise aus euren rechtlichen Angaben, nur mit dem, was ihr nutzt

Was das heißt

Für euch: Ihr schreibt die Seite in der App oder im Browser, Tarife, Guthaben, Zusatzposten und Räume kommen aus euren Einstellungen.

Für eure Mitglieder: Sieht vor dem Beitritt Fotos, Zeiten und was es kostet, und bucht von dort aus.

Im Einzelnen

• Jeder Space hat eine Adresse aus seinem Kürzel, mit eigener Domain zählt die
• Mitglieder und Gäste melden sich dort an, buchen und sehen ihre Rechnungen
• Anmelden mit Code per Mail, Google oder Apple
• Feste Links für eure Website, Startseite wahlweise Space-Seite oder Anmeldung
• Kürzel getrennt vom Namen änderbar, die alte Adresse führt weiter
• Mails an Mitglieder und Gäste verlinken auf eure Adresse
• Euer Impressum und eure Datenschutzhinweise unten auf jeder Seite

Was das heißt

Für euch: Ein Link auf eurer Website führt direkt zum Anmelden oder Buchen, unter eurem Namen. Kostet nichts extra.

Für eure Mitglieder: Bucht unter der Adresse seines Space, nicht unter selfdesk.app.

Im Einzelnen

• Domain mit und ohne www, oder eine Subdomain
• DNS-Einträge zum Kopieren, Prüfung von selbst
• Zertifikat und Weiterleitung übernimmt Selfdesk
• Euer Impressum unter /impressum, eure Datenschutzhinweise unter /datenschutz
• Alte Links und Aushänge führen auf die Domain

Was das heißt

Für euch: Ein oder zwei DNS-Einträge bei eurem Anbieter, danach nennt Selfdesk überall eure Adresse. Kostet nichts extra.

Für eure Mitglieder: Findet euch unter der Adresse, die auf eurem Schild steht.

Im Einzelnen

• Fenster unten rechts auf eurer Space-Seite, auch unter eurer eigenen Domain
• „Frage dazu“ an Tarif, Raum und Tagesticket, das Angebot hängt an der Frage
• Fragen landen in eurem Postfach, gekennzeichnet als Interessent
• Ist der Interessent nicht mehr auf der Seite, geht eure Antwort per Mail, Antworten darauf kommen an eure Adresse
• Wird der Interessent Mitglied, hängt das Gespräch an seinem Konto
• Schalter bei der öffentlichen Seite, Vorgabe aus

Was das heißt

Für euch: Die Frage vor dem ersten Besuch kommt dort an, wo auch die Nachrichten eurer Mitglieder stehen.

Für eure Mitglieder: Fragt vorher, ob ein Schreibtisch frei ist, ohne Mailprogramm und ohne Konto.

Im Einzelnen

• Tarif wählen
• AGB des Space, Preisverzeichnis und Widerruf bestätigen, alle drei kommen per Mail
• Rechnungsadresse eintragen
• Zahlungsmittel hinterlegen
• Vor dem Start schon buchen, ab dem ersten Vertragstag
• Bis zum Start tageweise zahlen, auch nachträglich
• Die Prüfseite und beide Vertragsmails nennen die Regel bis zum Start, etwa „tageweise, 25,00 € je Tag, an dem du kommst“

Was das heißt

Für euch: Kein Papier, keine Unterschrift, nichts abzutippen. Welche AGB-Fassung galt, ist mit Datum gespeichert.

Für eure Mitglieder: Fünf Minuten am Handy, ohne bei euch anzufragen.

Im Einzelnen

• Offene Verträge auf der Startseite
• Alle offenen Verträge auf einen Blick
• Bestätigen oder ablehnen
• Der Grund geht an das Mitglied
• Türen gleich mit freischalten, vorbelegt nach Bereich und Tarif, einzeln abwählbar
• Je Tarif automatisch bestätigen, beim Tarif ohne Grundgebühr von Anfang an

Was das heißt

Für euch: Ihr entscheidet, wer reinkommt. Sofort bestätigt wird nur, was ihr so einstellt.

Für eure Mitglieder: Sieht, dass sein Vertrag auf Bestätigung wartet und wie lange euer Space dafür üblicherweise braucht, und bekommt Bescheid.

Im Einzelnen

• Ein Link für alle oder eine Einladung je Person
• Tarif und Schreibtisch vorbelegen, mit der persönlichen Einladung
• Ins Team ladet ihr mit eigener Einladung ein, mit Rolle und ohne Tarif

Was das heißt

Für euch: Ihr tippt keine fremden Daten ab.

Für eure Mitglieder: Legt Konto und Rechnungsadresse selbst an.

Im Einzelnen

• Spalten selbst zuordnen, fremde Tarifnamen auf eure Tarife
• Cobot-Mitgliederexport und anny-Abo-Export werden erkannt
• Testphase, Pause, Kündigung und „bezahlt bis“ aus anny in der Vorschau
• Ohne Datei Name, E-Mail, Tarif und Schreibtisch von Hand eintragen, auch am Handy
• Tarif je Zeile
• Fester Schreibtisch je Zeile
• Türen je Zeile, auch nachträglich
• Eigener Preis, Zusatzposten und Notiz je Zeile; die Einladung zeigt den vereinbarten Preis
• Mitgliederliste als CSV mit Preisen, Zusatzposten und noch nicht angenommenen Einladungen
• Vorschau, Import zurücknehmbar
• Einladung per Mail oder als Link zum Weiterschicken
• Alle auf einmal einladen, mit eigenem Begleittext und Vorschau der Mail
• Automatische Erinnerung nach 3 und 10 Tagen, abschaltbar
• Gilt für jedes Konto, auch Apple mit verborgener Adresse
• Nachträglich mit einem Konto verknüpfen
• Vertragsbeginn verschieben oder Vertrag zurücknehmen, solange er nicht begonnen hat

Was das heißt

Für euch: Aus Cobot, aus anny, aus Excel oder aus einer handgeführten Liste.

Für eure Mitglieder: Bekommt eine Einladung und findet seinen Vertrag vorbereitet vor.

Im Einzelnen

• Freie Schreibtische je Tag
• Bereich statt Schreibtisch bei anonymen Plätzen
• Storno frei binnen einer Stunde oder vor dem Tag
• In der App mehrere Tage auf einmal, auf demselben Platz
• In der App auf einen anderen Tag verschieben, solange das Storno frei wäre

Was das heißt

Für euch: Keine Nachricht an euch nötig. Wie weit im Voraus gebucht wird, legt ihr fest.

Für eure Mitglieder: Sieht beim Buchen, der wievielte Tag im Monat das ist und was ein weiterer kostet.

Im Einzelnen

• Karte „Dein fester Schreibtisch: … ab …“ auf Start, in der App auch beim Buchen und unter Mein Tarif
• Sie steht, solange der Vertrag mit dem Schreibtisch noch nicht läuft
• Ab dem Starttag übernimmt die Karte des festen Schreibtischs
• Bei der Zuweisung eine Mail „Dein fester Schreibtisch: … ab …“; die Mail zum Tarifwechsel nennt ihn, sobald er feststeht

Was das heißt

Für euch: Ihr müsst dem Mitglied vorab nichts schreiben, der Schreibtisch steht in seiner App.

Für eure Mitglieder: Weiß vor dem Start, welcher Schreibtisch ab wann der eigene ist, und muss ihn nicht buchen.

Im Einzelnen

• Preis je Raum, Rabatt und Freistunden je Tarif
• Verschieben statt neu buchen
• Läuft die Buchung, kürzt oder storniert das Mitglied nur in der ersten Stunde nach dem Anlegen; verlängern geht jederzeit, euer Team ändert immer
• Gast bucht ohne Konto, in euren Gastzeiten
• Gast verlängert direkt anschließend, mit übernommenen Angaben und eigener Zahlung
• Gast sucht nach Personenzahl, sieht Foto, Fläche und Ausstattung; zu kleine Räume sind nicht wählbar

Was das heißt

Für euch: Der Preis steht am Raum, der Tarif sagt, wie viel davon enthalten ist. Tagesgäste zahlen den Preis des Raums.

Für eure Mitglieder: Bei Tarifen mit Tageskontingent gelten Freistunden und Rabatt nur an Tagen mit Schreibtisch; ein Tag nur mit Raum kostet den vollen Raumpreis.

Im Einzelnen

• Preis je Person, je Buchung, je Stück oder je Stunde
• Steuersatz je Extra, 7 % für Speisen, 19 % für Getränke
• Vorlauf je Extra, danach fest und auch bei Storno berechnet
• Gäste zahlen Raum und Extras in einem, Mitglieder buchen sie dazu
• Eine Seite Bestellungen mit der Summe je Tag

Was das heißt

Für euch: Was ihr einkaufen oder beim Café bestellen müsst, steht je Tag zusammen. Bestellt wird von Hand.

Für eure Mitglieder: Bucht Extras nach dem Raum an der Buchung dazu, sie kommen auf die Monatsrechnung. Der Tarifrabatt gilt nur für den Raum.

Im Einzelnen

• Tag wählen, den Schreibtisch sucht der Gast vor Ort aus
• Je Bereich freigegeben, auf Wunsch mit Höchstzahl am Tag
• Den Bereich wählt der Gast nur, wenn ihr das wollt
• Bis zu sechs Tage in einem Kauf, jeder Tag zum Tagespreis, Storno je Tag bis zu seinem Beginn
• Bis zu zehn Personen in einem Kauf, Namen der Mitkommenden freiwillig, Storno je Person
• Mit Karte bezahlt, Tür über den Link aus der Mail
• Den Beleg öffnet ihr am Gast im Tagesplan und unter Rechnungen und Belege
• Auf Wunsch online nur bis zu einer Uhrzeit am Vortag
• Gast vor Ort bucht über euren QR-Code für heute, ohne Frist und ohne Anfrage
• Eine freiwillige Zeile an euch beim Buchen, ihr lest sie in der Mail und im Tagesplan
• Wer später mit derselben Adresse ein Konto anlegt, findet die Buchung in seiner Abrechnung
• Am gebuchten Tag sieht der Gast die freien Schreibtische und hält seinen mit „Hier sitze ich“, auch am QR-Code des Schreibtischs

Was das heißt

Für euch: Der Preis ist der Tagespreis eures Tarifs ohne Vertrag. Tagesgäste stehen mit Namen im Tagesplan, sobald sie bezahlt haben. Den QR-Code für den Gast vor Ort zeigt ihr im Web oder in der App.

Für eure Mitglieder: Ein Tagesgast braucht kein Konto. Wer öfter kommt, meldet sich an und zahlt monatlich.

Im Einzelnen

• Die Karte des Gasts wird nur reserviert, abgebucht wird mit eurem Ja
• Antwort bis zum Beginn des ersten Tages, eine Stunde vorher eine Erinnerung
• Ohne Antwort wird die Reservierung aufgehoben, und der Gast bekommt eine Mail
• Einzelne Tage abwählen, abgebucht wird nur der Rest
• Mail mit Link zur Anfrage, in der App zusätzlich eine Mitteilung
• Die erste Antwort gilt, wenn ihr zu mehreren seid
• Ab drei Antworten sieht der Gast, wie schnell ihr meist antwortet

Was das heißt

Für euch: Ihr seht Name, Tage und Ankunftszeit und antwortet im Web oder in der App. Für den Gast vor Ort gilt das nicht, er bucht über euren QR-Code.

Für eure Mitglieder: Der Gast liest vor dem Absenden, dass seine Karte erst reserviert und nach dem Ja belastet wird. Eine offene Anfrage zieht er jederzeit zurück.

Im Einzelnen

• Ein Code für Räume, einer für Tagestickets
• Läuft auf der Website aus euren Space-Angaben und auf jeder Adresse, die ihr eintragt
• Gäste wählen im Rahmen und zahlen mit Karte über Stripe, den Zahlungsdienst, mit dem ihr euer Konto einmal verbindet

Was das heißt

Für euch: Den Code kopiert ihr im Web oder in der App unter Teilen und fügt ihn in eure Seite ein. Weitere Adressen tragt ihr im Web ein.

Für eure Mitglieder: Gäste brauchen dafür kein Konto.

Im Einzelnen

• Täglich, wöchentlich oder monatlich
• Endet am Buchungsfenster
• Belegte Termine werden ausgelassen, nicht überbucht
• Auch in einer Zone mit freier Platzwahl: ein Platz je Termin, solange einer frei ist
• Einzelnen Termin herausnehmen oder auf einen anderen Platz verschieben

Was das heißt

Für euch: Wer wie viel hält, steht in einer eigenen Liste — Schreibtische und Räume zusammen, in App und Web. Dort lässt sich jede Serie beenden.

Für eure Mitglieder: Sieht vor dem Buchen, welche Termine ausfallen und was die Serie kostet.

Im Einzelnen

• Privater Link je Person und Space, nur lesend
• Schreibtischtage ganztägig, Raumbuchungen mit Uhrzeit
• Stornierte Buchungen verschwinden beim nächsten Abgleich
• Für euch je Raum ein Belegungskalender, nur „Belegt“, ohne Namen
• Link neu erstellen oder löschen, der alte gilt sofort nicht mehr

Was das heißt

Für euch: Die Belegung eines Raums liegt in eurem Kalender neben den eigenen Terminen. Wer gebucht hat, steht weiter nur in Selfdesk.

Für eure Mitglieder: Ein Link, einmal im Kalender eingetragen. Wie schnell eine Änderung ankommt, entscheidet der Kalender, bei Google bis zu einem Tag.

Im Einzelnen

• QR-Sticker am Schreibtisch scannen
• Oder in der App antippen
• Zählt auf das Kontingent

Was das heißt

Für euch: Ihr seht die Anwesenheit, ohne eine Liste zu führen.

Für eure Mitglieder: Ein Scan, fertig. Bei festen Schreibtischen entfällt er.

Im Einzelnen

• Schreibtisch oder Platz in einer Zone für ein Mitglied buchen
• Eine Buchung im Namen des Mitglieds stornieren oder auf einen anderen Tag, Raum oder eine andere Zeit verschieben
• Einchecken ist die Buchung für heute
• Dieselben Regeln und derselbe Preis wie bei der eigenen Buchung
• In der Aktivität steht, wer aus dem Team gebucht hat

Was das heißt

Für euch: Geht auch mit der Rolle Empfang, ohne Zugriff auf Abrechnung und Einrichtung.

Für eure Mitglieder: Bekommt die Bestätigung, als hätte es selbst gebucht.

Im Einzelnen

• Buchungen und Stornos, eine Serie als ein Eintrag
• Kiosk-Käufe
• Türversuche, auch die gescheiterten
• Vertrag, Rechnungen, Abbuchungen, Guthaben

Was das heißt

Für euch: Die Frage „Wann wurde das abgebucht?“ beantwortet die Liste, nicht ihr.

Für eure Mitglieder: Sieht nur die eigenen Einträge, nach Bereich gefiltert. Neue erscheinen oben als Hinweis, die Liste springt nicht.

Im Einzelnen

• Auf und zu
• Kein Aufpreis je Tür
• Abschließen-Knopf nur, wenn die Tür offen ist

Was das heißt

Für euch: Kein Schlüsselbrett, keine Übergabe, kein Nachmachenlassen.

Für eure Mitglieder: Öffnet vom Startbildschirm, ohne die App zu durchsuchen.

Im Einzelnen

• Türen je Mitglied freigeben, an der Tür für viele auf einmal
• Neue Tür fragt, wer hinein darf
• Mail an das Mitglied beim ersten Schlüssel
• Bereiche hinter einer Tür: Hinweis beim Buchen ohne Schlüssel
• Raumbuchung öffnet die Türen des Raums zur gebuchten Zeit, auch ohne Schlüssel
• Mitglied sieht, ab wann welche Tür öffnet oder dass der Zugang noch fehlt
• Entzug wirkt sofort
• Endet mit dem Vertrag von allein

Was das heißt

Für euch: Wer geht, verliert den Zugang in dem Moment, in dem der Vertrag endet.

Für eure Mitglieder: Sieht nur die Türen, die ihm offenstehen.

Im Einzelnen

• Ein fester Code für den ganzen Space
• Am Buchungstag um 7 Uhr per Mail, für Mitglieder und Gäste
• Auf der Startseite und der Buchungsseite nur an diesem Tag
• Fester Schreibtisch sieht ihn immer, ohne tägliche Mail
• Nie auf der öffentlichen Space-Seite

Was das heißt

Für euch: Niemand ruft morgens an, weil er vor der Box steht.

Für eure Mitglieder: Hat den Code dann, wenn er ihn braucht.

Im Einzelnen

• Nach 30 Tagen fällt der Name weg; Tür, Zeit und Ergebnis bleiben ohne Personenbezug
• Je Tür aufrufbar, nicht je Person
• Bleibt stehen, wenn jemand den Space verlässt
• Nicht als Anwesenheitskontrolle gedacht

Was das heißt

Für euch: Genug, um einen Vorfall zu klären, zu wenig, um jemanden zu überwachen.

Für eure Mitglieder: Die Frist steht in der Datenschutzerklärung des Space.

Im Einzelnen

• Produkt auswählen, Preis mit Steuer sehen, bestätigen
• Mehrere Stück auf einmal
• Direkt nach dem Kauf einige Sekunden lang selbst zurücknehmen, Stück für Stück
• Offene Artikel sammeln sich bis zum Monatsende
• Eigene Kiosk-Rechnung je Monat

Was das heißt

Für euch: Keine Kasse, keine Strichliste, kein Bargeld.

Für eure Mitglieder: Kauft ohne Portemonnaie, sieht seine offenen Artikel jederzeit, jeden Kauf einzeln, und bekommt zum Monatsende eine Kiosk-Rechnung.

Im Einzelnen

• Preis und Steuersatz je Produkt
• Eigene Rechnung je Monat

Was das heißt

Für euch: Eine Rechnung kann mehrere Steuersätze tragen. Kiosk läuft getrennt von der Miete, weil das Mitglied die Miete absetzt und die Snacks nicht.

Für eure Mitglieder: Bekommt die Kiosk-Rechnung als eigenes Dokument.

Im Einzelnen

• Käufe der letzten 3, 7 oder 30 Tage
• Name führt in die Mitgliedsakte
• Stornieren mit Rückfrage, bis die Zeile abgerechnet ist
• Auch mit der Rolle Empfang; schon eingezogene Käufe erstattet nur Admin oder Inhaber

Was das heißt

Für euch: Wer am Tresen steht, streicht einen Fehlkauf selbst, ohne die Produkte oder die Abrechnung zu sehen.

Für eure Mitglieder: Zahlt den gestrichenen Posten nicht; er fällt aus der Kiosk-Rechnung.

Im Einzelnen

• Kontingent mit Preis je weiterem Tag
• Fester Schreibtisch als Tarifmerkmal
• Reihenfolge und Sichtbarkeit
• Tarif duplizieren, mit allen Konditionen, ohne Mitglieder
• Brutto, der Steuersatz gehört dem Space

Was das heißt

Für euch: 19 %, 7 % oder gar keiner bei Kleinunternehmerregelung — nirgends fest verdrahtet.

Für eure Mitglieder: Sieht die Preise so, wie sie auf der Rechnung stehen.

Im Einzelnen

• Karte mit Tagen oder mit Betrag
• Verfallsdatum steht vor dem Kauf
• Erinnerung vor Ablauf

Was das heißt

Für euch: Kartenleute sind bei vielen Spaces das Kerngeschäft, nicht die Fußnote.

Für eure Mitglieder: Sieht das Datum als Datum, nicht als „gültig 30 Tage“.

Im Einzelnen

• Monatlich oder einmalig
• Je Mitglied
• Läuft über die normale Rechnung

Was das heißt

Für euch: Kein zweiter Vertrag und keine Rechnung von Hand.

Für eure Mitglieder: Sieht den Posten auf derselben Rechnung.

Im Einzelnen

• Das Mitglied lädt selbst ein, per Link, Code oder Mail
• Jede Person hat eigenes Konto, eigene Tür und eigene Buchungen
• Ohne Freigabe nur, was im Kontingent liegt; mit Freigabe auf die Rechnung des Mitglieds, wahlweise mit Monatsbudget
• Obergrenzen je Person für Tage und Raumstunden
• Ist jeder Tag inklusive, ein Platz je Tag; am belegten Tag ein bezahlter Zusatztag auf die Rechnung des Mitglieds, für Mitnutzer nur mit Freigabe
• Am Tarif einstellbar, wie viele mitkommen, auch beim festen Schreibtisch
• Die Gruppe zählt im Selfdesk-Preis einmal

Was das heißt

Für euch: Kein zweiter Vertrag, keine Absprache von Hand, und ihr seht in der Mitgliederliste, wer wessen Vertrag nutzt.

Für eure Mitglieder: Nimmt die Kollegin mit, zahlt allein und beendet es, wann er will.

Im Einzelnen

• Preis am Mitglied, nicht am Tarif
• Wird aus dem gehaltenen Tarif abgeleitet
• Alle anderen behalten ihren Preis

Was das heißt

Für euch: Der Freundschaftspreis für den ersten Mieter, ohne einen Schattentarif anzulegen.

Für eure Mitglieder: Merkt nichts davon außer dem Betrag.

Im Einzelnen

• Vertipper korrigieren, auch für vergangene Monate, ohne dass jemand zustimmen muss
• Neue Preise ab einem künftigen Monat, bis dahin gilt der alte
• Je Änderung für alle, für alle, die zustimmen, oder nur für neue Mitglieder
• Vor dem Speichern steht, was abgerechnet bleibt und was neu gerechnet wird
• Geplante Preise ändern oder zurückziehen, solange ihr Monat nicht begonnen hat
• Mitglieder sehen angekündigte Preise ihres Tarifs und ihrer Räume in App und Web, nicht nur per Mail

Was das heißt

Für euch: Ihr korrigiert einen Preis am Tarif selbst, ohne zweiten Tarif und ohne Umzug.

Für eure Mitglieder: Sieht einen angekündigten Preis mit seinem Datum, bevor er gilt.

Im Einzelnen

• Preis je Abrechnungsmonat auf einen Blick
• Jeder Eintrag mit Fassung, Person, Anlass und Zahl der Rechnungen
• Sondervereinbarungen und Umbenennungen im selben Verlauf

Was das heißt

Für euch: Wenn ein Mitglied fragt, warum es im August mehr gezahlt hat, steht die Antwort da.

Im Einzelnen

• Je Preisänderung, wer noch nicht zugestimmt hat und was er weiter zahlt
• Einzeln oder alle auf einmal erinnern
• Den neuen Preis für ein Mitglied ab dem nächsten Monat berechnen
• Zustimmung zur gültigen Fassung des Preisverzeichnisses nachträglich einholen

Was das heißt

Für euch: Niemand wird gesperrt, weil sich ein Preis ändert.

Für eure Mitglieder: Bucht und öffnet die Tür weiter, auch ohne Zustimmung.

Im Einzelnen

• Vorschau je Mitglied vor dem Lauf
• Miete, Kiosk und Abo als getrennte Dokumente
• Nummernkreis läuft durch
• Auf Wunsch automatisch am 1. bis 5. des Monats, mit Mail danach

Was das heißt

Für euch: Ihr startet ihn selbst oder lasst ihn zu eurem Termin laufen; ein Monat wird nie zweimal abgerechnet.

Für eure Mitglieder: Bekommt die Rechnung per Mail und in der App.

Im Einzelnen

• Vorübergehende Fehler wiederholt Selfdesk selbst, an Lexware Office und sevDesk geht nie etwas doppelt
• Bei „Braucht dich“ der Grund und die Knöpfe, die dann gehen
• Eine Sammelmail statt einer Mail je Rechnung
• Verlauf je Rechnung mit dem Rohtext zum Kopieren

Was das heißt

Für euch: Ihr seht, welche Rechnung hängt und warum, statt es von einem Mitglied zu erfahren.

Für eure Mitglieder: Sieht eine Rechnung, sobald sie eine Nummer hat, und bekommt sie per Mail.

Im Einzelnen

• Profil EN 16931, das PDF sieht aus wie vorher
• Positionen mit ihrem Steuersatz, mehrere Sätze auf einer Kiosk-Rechnung
• Kleinunternehmer nach § 19 UStG mit Befreiungsgrund
• Stornorechnung als Rechnungskorrektur mit Verweis auf die Rechnung
• IBAN bei Überweisung, keine IBAN, wenn Stripe einzieht
• USt-IdNr. des Mitglieds oder der Firma, wenn sie an der Rechnungsadresse steht
• Bestellnummer oder Kostenstelle an der Rechnungsadresse: steht auf jeder Rechnung und in der E-Rechnung
• Musterrechnung mit euren Angaben vor dem ersten Monatslauf
• Braucht eine USt-IdNr. oder Steuernummer in den rechtlichen Angaben

Was das heißt

Für euch: Die Buchhaltung eurer Firmenmitglieder liest die Rechnung ein, statt sie abzutippen. Stellt ihr über Lexware Office oder sevDesk, entscheidet das Programm.

Für eure Mitglieder: Bekommt eine Rechnung, die das eigene Buchhaltungsprogramm einlesen kann.

Im Einzelnen

• Auszahlung direkt auf euer Konto
• Stripe-Konto vorausgefüllt aus euren rechtlichen Angaben, Stripe fragt nur den Rest
• Vorab eine Liste, was Stripe für eure Rechtsform abfragt
• Apple Pay und Google Pay
• Wir fassen das Geld nicht an
• Stripes Gebühr je Zahlung zum Selbstkostenpreis, monatliche Abrechnung dazu

Was das heißt

Für euch: Kein eigener Vertrag mit einem Zahlungsanbieter, keine Beteiligung an euren Mitgliedsbeiträgen. Die Stripe-Gebühr je Zahlung geben wir ohne Aufschlag weiter.

Für eure Mitglieder: Hinterlegt das Zahlungsmittel einmal.

Im Einzelnen

• Je Space einschalten, allein oder neben Karte und Lastschrift
• Bietet ihr beides an, wählt das Mitglied
• Nehmt ihr nur Karte oder Lastschrift, kann eine Firma bei der Anmeldung nach Überweisung fragen; ihr bestätigt je Mitglied
• Angekommene Überweisungen markiert ihr an der Rechnung als bezahlt
• Der Kiosk wird weiter eingezogen

Was das heißt

Für euch: Ihr gleicht die Eingänge auf eurem Konto selbst ab. Selfdesk sieht sie nicht.

Für eure Mitglieder: Überweist die Miete nach der Rechnung. Für den Kiosk braucht es weiter Karte oder Lastschrift.

Im Einzelnen

• Mit dem Tag, an dem das Geld kam
• Zurücknehmen, wenn ihr euch vertippt habt
• Steht im Prüfprotokoll und im Export für den Steuerberater
• Nicht, solange Stripe einzieht

Was das heißt

Für euch: Den Abgleich mit dem Kontoauszug macht ihr weiter selbst, das Ergebnis steht danach an der Rechnung.

Für eure Mitglieder: Sieht an der Rechnung „Bezahlt am …“.

Im Einzelnen

• QR-Code nach EPC-Standard neben der IBAN, auf dem PDF und im Web
• Empfänger, IBAN, Betrag und Rechnungsnummer als Verwendungszweck stehen darin
• In der App IBAN und Verwendungszweck kopieren statt scannen
• Kein Code, wenn eingezogen wird oder schon bezahlt ist

Was das heißt

Für euch: Zahlungen kommen mit der Rechnungsnummer im Verwendungszweck an. Dafür braucht es IBAN und Kontoinhaber in den rechtlichen Angaben.

Für eure Mitglieder: Scannt den Code oder kopiert IBAN und Verwendungszweck in die Banking-App.

Im Einzelnen

• Fehlgeschlagene Einzüge
• Erneut versuchen
• Mitglied anschreiben

Was das heißt

Für euch: Ihr müsst nicht nachhalten, wer noch nicht gezahlt hat.

Für eure Mitglieder: Wird erinnert, bevor ihr euch melden müsst.

Im Einzelnen

• Kein Export, kein Abtippen
• Hängt etwas, stehen Grund und Verlauf an der Rechnung
• Schon beim Anlegen des Space wählbar

Was das heißt

Für euch: Angebunden sind Lexware Office und sevDesk, DATEV nicht. Die Schnittstelle gibt es bei Lexware Office ab der Version XL.

Im Einzelnen

• Rechnungsnummer und PDF aus sevDesk
• Fehlende Kunden legt Selfdesk an
• Erst Entwurf, dann festgeschrieben, nie doppelt

Was das heißt

Für euch: Die Schnittstelle gibt es bei sevDesk ab dem Tarif Buchhaltung Pro.

Im Einzelnen

• Rechnungen als PDF
• Kiosk- und Gastbelege im selben Archiv
• Übersicht als CSV
• Monat frei wählbar

Was das heißt

Für euch: Alle Rohdaten ohne Rückfrage bei uns — einer der fünf Maßstäbe, an denen ihr uns messen könnt.

Im Einzelnen

• Rechnungen, Gast- und Kioskbelege, Stornos eingeschlossen
• Ab dem Eintragen, nichts nachträglich
• Probe senden, letzter Versand und letzter Fehler an der Einstellung
• Auch mit Lexware Office oder sevDesk

Was das heißt

Für euch: Das Steuerbüro hat jeden Beleg, ohne dass ihr am Monatsende etwas weiterleitet.

Im Einzelnen

• Alle Rechnungen als PDF
• Kiosk-Belege getrennt
• Ein Jahr oder Monat als ZIP mit CSV-Liste
• Rechnungsadresse selbst ändern
• Der nächste Monat voraussichtlich, Schreibtisch und Räume getrennt

Was das heißt

Für euch: Keine Mail mehr mit „kannst du mir die Rechnung vom März nochmal schicken“.

Für eure Mitglieder: Lädt sie jederzeit selbst, auch nach dem Austritt, solange der Space Selfdesk nutzt. Ist der Space gelöscht, sind sie in Selfdesk nicht mehr abrufbar. Wer eine braucht, fragt den Betreiber, der sie auf Anfrage von Selfdesk als ZIP bekommt.

Im Einzelnen

• Tarif und Raum mit Fassung und Datum unter den Summen
• Sonderpreise als „Berechnet nach Vereinbarung“
• Bei Lexware Office und sevDesk im Schlusstext
• Positionen werden beim Erzeugen festgehalten und nie neu gerechnet

Was das heißt

Für euch: Fragt jemand nach einem Preis, steht auf der Rechnung, welcher Stand galt.

Für eure Mitglieder: Sieht, welcher Preisstand für die Rechnung galt.

Im Einzelnen

• Laufender Tarif mit Kontingentstand
• Wechsel wirkt zum Monatsersten
• Vertragshistorie

Was das heißt

Für euch: Ein Wechsel erzeugt keine Arbeit und keinen Zwischenmonat von Hand.

Für eure Mitglieder: Sieht vorher, was der neue Tarif kostet und ab wann er gilt.

Im Einzelnen

• Kündigung zum Monatsende
• Bestätigung per Mail
• Zugang endet mit dem Vertrag

Was das heißt

Für euch: Ihr erfahrt es sofort und müsst nichts von Hand beenden. Euer eigenes Abo bei Selfdesk steht unter „Testphase und Selfdesk-Abo“.

Für eure Mitglieder: Kein Kündigungsschreiben, keine Frist, die er suchen muss.

Im Einzelnen

• Seite „Vertrag widerrufen“ ohne Anmeldung, auch unter eurer Domain
• Eingangsbestätigung per Mail mit Datum und Uhrzeit
• Mail an euch mit allen Angaben und dem passenden Vertrag
• Im Mitgliederbereich neben „Kündigen“, Name, E-Mail und Vertrag schon ausgefüllt
• Liste „Widerrufe“ für euch zum Zuordnen, Abwickeln (Vertrag endet, Betrag mit Wertersatz) oder Zurückweisen, mit Mail an die Person

Was das heißt

Für euch: Ihr erfüllt § 356a BGB, ohne eine Seite selbst zu bauen; ob ein Widerruf wirkt, entscheidet ihr.

Für eure Mitglieder: Widerruft mit Name und Mailadresse, ohne Rückfrage, und hat den Eingang schriftlich.

Im Einzelnen

• Vertrag als PDF
• Bestätigte AGB-Fassung mit Datum
• Widerrufsbelehrung

Was das heißt

Für euch: Ihr könnt belegen, welche Fassung jemand bestätigt hat.

Für eure Mitglieder: Hat seine Unterlagen ohne Nachfrage.

Im Einzelnen

• Heute und jeder andere Tag
• Wer eingecheckt ist
• Freie Plätze

Was das heißt

Für euch: Die Frage „ist morgen noch was frei“ beantwortet ihr in zwei Sekunden.

Im Einzelnen

• Zeitraum wählen
• Stornierte inklusive
• CSV-Download

Was das heißt

Für euch: Für die Steuer, für den Vermieter, für eine eigene Auswertung.

Im Einzelnen

• Aktive, kommende und ehemalige Mitglieder
• Name, E-Mail, Tarif, Beginn, Ende, fester Schreibtisch
• Vorher ein Code aus der Mail

Was das heißt

Für euch: Für eure eigene Ablage, und damit ihr eure Mitglieder mitnehmt, falls ihr Selfdesk nicht mehr nutzt.

Im Einzelnen

• Umsatz je Monat, getrennt nach Schreibtischen und Räumen
• Vorhersage der Auslastung, Rückblick auf vergangene Monate
• Verträge, die in 30, 60 oder 90 Tagen enden

Was das heißt

Für euch: Nicht auffindbare Kennzahlen sind eine der häufigsten Klagen über die großen Anbieter.

Im Einzelnen

• Neue Verträge und Kündigungen
• Buchungen und Stornos
• Änderungsprotokoll

Was das heißt

Für euch: Ein Blick statt fünf Bildschirme.

Im Einzelnen

• Ein Postfach für alle Admins, mit Offen, In Arbeit und Erledigt
• Rechnung, Buchung, Tür, Zahlung, Tarif, Guthaben oder Kiosk hängt an der Nachricht, mit ihren Angaben
• Fehler der App an Selfdesk weitergeben, ohne Namen des Mitglieds
• Selbst schreiben: von der Seite des Mitglieds oder direkt an Zahlung, Rechnung und Antrag
• Mitteilung aufs Handy, Mail nur bei ungelesenen Nachrichten
• Abschaltbar, dann sehen Mitglieder eure Mailadresse

Was das heißt

Für euch: Die Frage zur Rechnung kommt mit Rechnungsnummer und Betrag, nicht als WhatsApp ohne Zusammenhang.

Für eure Mitglieder: Fragt direkt an der Rechnung und sieht, ob sich jemand kümmert.

Im Einzelnen

• Gruppen rechnet Selfdesk aus, Einzelne lassen sich abwählen
• Im Postfach ein Eintrag mit gelesen und Antworten, kein Gespräch je Person
• Jede Antwort wird ein eigenes Gespräch, die anderen lesen nicht mit
• Mail an alle im Namen des Space, Antworten auf die Mail gehen an euch
• Nach der Kündigung des Abos mit vorbereitetem Text

Was das heißt

Für euch: Die Heizung fällt aus, und alle wissen es, ohne dass ihr Adressen in ein Mailprogramm kopiert.

Im Einzelnen

• Bereiche wie „Großraum“ oder „Hinterzimmer“
• Schreibtische einzeln oder viele auf einmal, durchnummeriert mit Kürzel je Bereich (F1–F10, weiter nach den vorhandenen) oder per Textfeld – „HG 01–08“ legt acht an, die Nullen bleiben
• Vorschau vor dem Anlegen, doppelte Namen werden gemeldet statt angelegt
• Mehrere auf einmal umbenennen, in einen anderen Bereich verschieben oder archivieren
• Anonyme Bereiche ohne Schreibtischnummern

Was das heißt

Für euch: Wer keine Schreibtischnummern an der Wand hat, braucht auch keine in der Software.

Für eure Mitglieder: Bucht je nach Einstellung einen Schreibtisch oder nur einen Bereich.

Im Einzelnen

• Größe und Ausstattung
• Preis je Stunde je Raum, brutto
• Öffentlich buchbar oder nicht
• Buchbar für alle Tarife oder nur für ausgewählte

Was das heißt

Für euch: Telefonbox und Seminarraum kosten, was ihr für jeden eintragt. Ein Raum kann auch ohne Konto von außen buchbar sein, und das Studio nur für Mieter mit festem Schreibtisch.

Für eure Mitglieder: Sieht, was der Raum kostet, bevor er bucht.

Im Einzelnen

• Öffnungszeiten je Wochentag
• Gesetzliche Feiertage je Bundesland geschlossen, einzeln wieder zu öffnen
• Buchungsfenster in Tagen
• Buchbare Zeitfenster

Was das heißt

Für euch: Das Fenster begrenzt auch, wie lang eine Serie laufen darf.

Für eure Mitglieder: Sieht nur Tage, die tatsächlich buchbar sind.

Im Einzelnen

• Sticker je Schreibtisch
• Bogen für alle Schreibtische
• Aushang-Poster für die Wand

Was das heißt

Für euch: Der Sticker führt auch Leute ohne App auf die richtige Seite.

Für eure Mitglieder: Scannt und ist eingecheckt.

Im Einzelnen

• Logo und eigene Farbe oder eines von neun Designs
• Farbe bleibt lesbar, hell wie dunkel
• Gilt in App und Web

Was das heißt

Für euch: Kein White-Label, aber euer Space sieht nach euch aus.

Für eure Mitglieder: Erkennt seinen Space wieder.

Im Einzelnen

• Registrieren und Anmelden auf einem Weg, mit sechsstelligem Code
• Google im Web und in der App
• Apple im Web und in der App
• Passwort freiwillig, mindestens 12 Zeichen
• Neuer Code aus der Mail vor Passwort, Space löschen und Exporten
• Vom Browser in die App, ohne sich dort noch einmal anzumelden

Was das heißt

Für euch: Ihr verwaltet keine Passwörter.

Für eure Mitglieder: Bleibt angemeldet, solange die App innerhalb von 180 Tagen wieder geöffnet wird, der Browser innerhalb von 30.

Im Einzelnen

• Face ID oder Code, nach 5 Minuten im Hintergrund oder sofort
• Deutsch und Englisch
• Heller und dunkler Modus
• Push an oder aus

Was das heißt

Für eure Mitglieder: Stellt es selbst ein, ohne euch zu fragen.

Im Einzelnen

• Empfang: Schreibtisch für Mitglieder buchen, einchecken, Anträge, Nachrichten, Türen öffnen, Gäste, Kiosk-Käufe ansehen und stornieren
• Ohne Abrechnung, Preise, Einrichtung, Rechtstexte, Team und Exporte mit Namen
• Rolle beim Einladen wählen, in der Akte ändern oder entziehen
• Der Server prüft jede Aktion, nicht nur das Menü

Was das heißt

Für euch: Wer am Empfang arbeitet, sieht keine Rechnungen und ändert keine Preise.

Im Einzelnen

• Vorlage ausfüllen oder eigene hochladen
• Fassungen mit Datum
• Vorschau der nächsten Fassung mit allem, was sich ändert
• Das Preisverzeichnis entsteht bei jeder Preisänderung von selbst, mit angekündigten Preisen und ihrem Monat
• Zustimmung wird protokolliert

Was das heißt

Für euch: Drei Dokumente entstehen aus euren Angaben, die Nutzungsbedingungen ladet ihr selbst hoch.

Für eure Mitglieder: Sieht beim Beitritt genau die Fassung, der er zustimmt.

Im Einzelnen

• Der Inhaber stimmt in Selfdesk zu, Zeitpunkt und Fassung werden gespeichert
• PDF mit euren rechtlichen Angaben zum Ablegen
• Liste der Unterauftragsverarbeiter, Server in Deutschland
• Neue Fassung kündigt Selfdesk per Mail an und legt sie euch zur Zustimmung vor
• Der Text steht öffentlich unter selfdesk.app/avv

Was das heißt

Für euch: Ein Klick des Inhabers, danach liegt der Vertrag als PDF bereit.

Im Einzelnen

• Testphase 45 Tage, alle Funktionen frei, ohne Karte beim Anlegen
• Erinnerung per Mail eine Woche und einen Tag vor dem Ende der Testphase
• Zahlungsmethode hinterlegen im Web, solange die Testphase läuft oder danach; in der App schickt ein Knopf den Link per Mail
• Ohne Zahlungsmethode 14 Tage keine neuen Mitglieder und Gastbuchungen, wer schon Mitglied ist, bucht weiter
• Kündigen und Zurücknehmen in Web und App, wirksam zum Ende der Testphase oder des Monats
• Der Dialog nennt vorher, wie viele Mitglieder betroffen sind und wer noch Guthaben hat
• Danach ist der Space inaktiv, die Daten bleiben sechs Monate, Reaktivieren im Web
• Unsere Rechnungen an euch stehen mit PDF auf der Abo-Seite
• Nach den sechs Monaten endgültig gelöscht; Rechnungen, Belege und Verträge bleiben acht Jahre gesperrt und kommen auf Anfrage als ZIP

Was das heißt

Für euch: Ihr probiert Selfdesk mit euren echten Mitgliedern aus und entscheidet am Ende der Testphase.

Im Einzelnen

• In App und Web unter Einstellungen → Konto, mit zwei Bestätigungen
• Ohne App über eine öffentliche Seite, mit Bestätigung per Mail
• Der Zugang endet sofort, der Vertrag zum Monatsende
• Rechnungen bleiben bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist
• Danach eine Bestätigung per Mail; läuft ein Vertrag, kommt zuerst das Angebot zu widerrufen

Was das heißt

Für euch: Ihr müsst nichts tun und nichts belegen.

Für eure Mitglieder: Kein Schreiben an den Support nötig.

Im Einzelnen

• In App und Web unter Einstellungen, ein Tipp
• Die Datei geht an die Adresse des Kontos, nicht als Download aufs Gerät
• Aus allen Spaces, ohne Anmeldedaten

Was das heißt

Für euch: Eine Auskunftsanfrage beantwortet das Mitglied sich selbst.

Für eure Mitglieder: Kein Schreiben an den Support nötig.