Was selfdesk kann
43 Funktionen, nach Bereichen sortiert. Zu jeder steht, was sie für euch heißt und was eure Mitglieder davon merken. Was selfdesk nicht kann, steht am Ende der Seite.
Space finden
Über Suche, Karte oder euren eigenen Link.
Im Einzelnen
- Suche nach Ort
- In der Nähe (App)
- Eigene Landeseite mit eurem Text
- Für Google freigegeben, sobald ihr veröffentlicht
Was das heißt
Für euch: Eine Seite unter selfdesk.app/s/euer-space, auch ohne eigene Website.
Für eure Mitglieder: Sieht Tarife, Bereiche und Räume, bevor er beitritt.
Deinem Coworking-Space beitretenVertrag abschließen
Das Mitglied schließt selbst ab, ihr gebt frei.
Im Einzelnen
- Tarif wählen
- AGB und Widerruf bestätigen
- Rechnungsadresse eintragen
- Zahlungsmittel hinterlegen
Was das heißt
Für euch: Kein Papier, keine Unterschrift, nichts abzutippen. Welche AGB-Fassung galt, ist mit Datum gespeichert.
Für eure Mitglieder: Fünf Minuten am Handy, ohne bei euch anzufragen.
Vertrag wählenAntrag freigeben
Neue Verträge laufen über euren Tisch.
Im Einzelnen
- Anträge auf der Startseite
- Alle offenen Anträge auf einen Blick
- Freigeben oder ablehnen
- Grund geht an den Antragsteller
Was das heißt
Für euch: Ihr entscheidet, wer reinkommt. Von allein passiert nichts.
Für eure Mitglieder: Sieht, dass sein Antrag läuft, und bekommt Bescheid.
Anträge prüfen und freigebenEinladen
Einladung per Mail, den Rest macht das Mitglied.
Im Einzelnen
- Einzeln oder als Liste
- Tarif vorbelegen
- Rolle vorwählen
Was das heißt
Für euch: Ihr tippt keine fremden Daten ab.
Für eure Mitglieder: Legt Konto und Rechnungsadresse selbst an.
Mitglied einladenUmzug aus eurer alten Lösung
Mitgliederliste als Datei hochladen.
Im Einzelnen
- Spalten selbst zuordnen
- Tarif je Zeile
- Fester Tisch je Zeile
- Vorschau, Import zurücknehmbar
Was das heißt
Für euch: Aus Cobot, aus Excel oder aus einer handgeführten Liste.
Für eure Mitglieder: Findet seinen Vertrag beim ersten Anmelden vor.
Mitglieder importierenTisch buchen
Wer einen Platz braucht, sieht selbst, was frei ist.
Im Einzelnen
- Freie Tische je Tag
- Bereich statt Tisch bei anonymen Plätzen
- Storno frei binnen einer Stunde oder vor dem Tag
Was das heißt
Für euch: Keine Nachricht an euch nötig. Wie weit im Voraus gebucht wird, legt ihr fest.
Für eure Mitglieder: Sieht beim Buchen, der wievielte Tag im Monat das ist und was ein weiterer kostet.
Einen Tisch buchenRaum buchen
Besprechungsraum im 15-Minuten-Raster.
Im Einzelnen
- 0 € für Mitglieder, Stundenpreis für Tagesgäste
- Verschieben statt neu buchen
- Gast bucht ohne Konto
Was das heißt
Für euch: Der Preis kommt aus dem Tarif, nicht aus einer Preisliste im Kopf.
Für eure Mitglieder: Zählt bei Flex-Tarifen als Anwesenheitstag, wenn kein Tisch gebucht ist.
Einen Meetingraum buchenSerienbuchung
Jede Woche derselbe Tisch oder Raum, einmal angelegt.
Im Einzelnen
- Täglich, wöchentlich oder monatlich
- Endet am Buchungsfenster
- Belegte Termine werden ausgelassen, nicht überbucht
- Einzelnen Termin herausnehmen oder auf einen anderen Platz verschieben
Was das heißt
Für euch: Wer wie viel hält, steht in einer eigenen Liste — Tische und Räume zusammen. In der App lässt sich dort jede Serie beenden.
Für eure Mitglieder: Sieht vor dem Buchen, welche Termine ausfallen und was die Serie kostet.
Eine Serie anlegenCheck-in
Da sein, ohne jemandem Bescheid zu sagen.
Im Einzelnen
- QR-Sticker am Tisch scannen
- Oder in der App antippen
- Zählt auf das Kontingent
Was das heißt
Für euch: Ihr seht die Anwesenheit, ohne eine Liste zu führen.
Für eure Mitglieder: Ein Scan, fertig. Bei festen Tischen entfällt er.
QR am Tisch scannenFür jemanden buchen oder einchecken
Jemand ruft an, ihr macht es am Handy.
Im Einzelnen
- Buchung auf ein Mitglied anlegen
- Von Hand einchecken
- Vergangene Tage nachtragen
Was das heißt
Für euch: Im Web gibt es das noch nicht — bekannte Lücke, keine Absicht.
Für eure Mitglieder: Merkt nur, dass der Tag richtig abgerechnet wird.
Für ein Mitglied buchen oder eincheckenLetzte Aktivitäten
Was ein Mitglied gebucht, gekauft und an der Tür getan hat, in einer Liste.
Im Einzelnen
- Buchungen und Stornos, eine Serie als ein Eintrag
- Kiosk-Käufe, in der App 60 Sekunden lang rückgängig zu machen
- Türversuche, auch die gescheiterten
- Vertrag, Rechnungen, Abbuchungen, Guthaben
Was das heißt
Für euch: Die Frage „Wann wurde das abgebucht?“ beantwortet die Liste, nicht ihr.
Für eure Mitglieder: Sieht nur die eigenen Einträge, nach Bereich gefiltert. Neue erscheinen oben als Hinweis, die Liste springt nicht.
Tür öffnen und abschließen
Über Nuki Smart Locks, in beide Richtungen.
Im Einzelnen
- Auf und zu
- Kein Aufpreis je Tür
- Abschließen-Knopf nur, wenn die Tür offen ist
Was das heißt
Für euch: Kein Schlüsselbrett, keine Übergabe, kein Nachmachenlassen.
Für eure Mitglieder: Öffnet vom Startbildschirm, ohne die App zu durchsuchen.
Einchecken und Türen öffnenWer darf wann rein
Zugang gehört zum Vertrag, nicht zum Schlüssel.
Im Einzelnen
- Türen je Mitglied freigeben
- Entzug wirkt sofort
- Endet mit dem Vertrag von allein
Was das heißt
Für euch: Wer geht, verliert den Zugang in dem Moment, in dem der Vertrag endet.
Für eure Mitglieder: Sieht nur die Türen, die ihm offenstehen.
Türen anlegen und Zugang je Mitglied setzenTürprotokoll
Wer hat wann geöffnet — 30 Tage lang.
Im Einzelnen
- 30 Tage, dann gelöscht
- Nicht als Anwesenheitskontrolle gedacht
Was das heißt
Für euch: Genug, um einen Vorfall zu klären, zu wenig, um jemanden zu überwachen.
Für eure Mitglieder: Die Frist steht in der Datenschutzerklärung des Space.
Was wie lange gespeichert wirdKaffee, Wasser, Riegel kaufen
Antippen, fertig. Bezahlt wird am Monatsende.
Im Einzelnen
- Kauf in einem Tipp
- Deckel läuft bis zum Monatsende
- Beleg in der App
Was das heißt
Für euch: Keine Kasse, keine Strichliste, kein Bargeld.
Für eure Mitglieder: Kauft ohne Portemonnaie und sieht den Deckel jederzeit.
Kiosk nutzenProdukte pflegen
Eure Produkte, euer Bruttopreis, euer Steuersatz.
Im Einzelnen
- Preis und Steuersatz je Produkt
- Tresenverkauf durch euch
- Eigene Rechnung je Monat
Was das heißt
Für euch: Eine Rechnung kann mehrere Steuersätze tragen. Kiosk läuft getrennt von der Miete, weil das Mitglied die Miete absetzt und die Snacks nicht.
Für eure Mitglieder: Bekommt den Kioskbeleg als eigenes Dokument.
Produkte anlegen und Preise ändernDeckel bezahlen
Vorzeitig ausgleichen, wenn gewünscht.
Im Einzelnen
- Jederzeit bezahlbar
- Reste unter 0,50 € wandern in den Folgemonat
Was das heißt
Für euch: Kleinbeträge erzeugen keine Rechnung über 30 Cent.
Für eure Mitglieder: Kann zahlen, wann er will, muss aber nicht.
Sofortzahlung, Beleg und MonatsrechnungTarife bauen
Fest, flexibel mit Kontingent, Tagesticket.
Im Einzelnen
- Kontingent mit Preis je weiterem Tag
- Fester Tisch als Tarifmerkmal
- Reihenfolge und Sichtbarkeit
- Brutto, der Steuersatz gehört dem Space
Was das heißt
Für euch: 19 %, 7 % oder gar keiner bei Kleinunternehmerregelung — nirgends fest verdrahtet.
Für eure Mitglieder: Sieht die Preise so, wie sie auf der Rechnung stehen.
Tarif anlegenGuthaben- und Zehnerkarten
Für alle, die nicht monatlich zahlen wollen.
Im Einzelnen
- Karte mit Tagen oder mit Betrag
- Verfallsdatum steht vor dem Kauf
- Erinnerung vor Ablauf
Was das heißt
Für euch: Kartenleute sind bei vielen Spaces das Kerngeschäft, nicht die Fußnote.
Für eure Mitglieder: Sieht das Datum als Datum, nicht als „gültig 30 Tage“.
Guthaben anlegenZusatzposten je Vertrag
Schließfach, Postadresse, Parkplatz.
Im Einzelnen
- Monatlich oder einmalig
- Je Mitglied
- Läuft über die normale Rechnung
Was das heißt
Für euch: Kein zweiter Vertrag und keine Rechnung von Hand.
Für eure Mitglieder: Sieht den Posten auf derselben Rechnung.
Zusatzposten anlegenIndividualpreis
Ein Mitglied zahlt anders als der Tarif sagt.
Im Einzelnen
- Preis am Mitglied, nicht am Tarif
- Wird aus dem gehaltenen Tarif abgeleitet
- Alle anderen behalten ihren Preis
Was das heißt
Für euch: Der Freundschaftspreis für den ersten Mieter, ohne einen Schattentarif anzulegen.
Für eure Mitglieder: Merkt nichts davon außer dem Betrag.
Gerechnet wird mit dem TarifMonatslauf
Einmal im Monat ein Knopf, dann sind die Rechnungen raus.
Im Einzelnen
- Vorschau je Mitglied vor dem Lauf
- Miete, Kiosk und Abo als getrennte Dokumente
- Nummernkreis läuft durch
Was das heißt
Für euch: Die einzige terminierte Aufgabe, die selfdesk euch übriglässt.
Für eure Mitglieder: Bekommt die Rechnung per Mail und in der App.
Monatslauf startenZahlungen einziehen
SEPA-Lastschrift und Karte über Stripe.
Im Einzelnen
- Auszahlung direkt auf euer Konto
- Apple Pay und Google Pay
- Wir fassen das Geld nicht an
Was das heißt
Für euch: Kein eigener Vertrag mit einem Zahlungsanbieter, keine Beteiligung an euren Mitgliedsbeiträgen.
Für eure Mitglieder: Hinterlegt das Zahlungsmittel einmal.
Stripe verbindenOffene Posten
Was nicht durchging, steht an einer Stelle.
Im Einzelnen
- Fehlgeschlagene Einzüge
- Erneut versuchen
- Mitglied anschreiben
Was das heißt
Für euch: Ihr müsst nicht nachhalten, wer noch nicht gezahlt hat.
Für eure Mitglieder: Wird erinnert, bevor ihr euch melden müsst.
Offene Posten bearbeitenlexoffice
Rechnungen landen direkt in der Buchhaltung.
Im Einzelnen
- Kein Export, kein Abtippen
- Fehlerprotokoll, wenn etwas hängt
Was das heißt
Für euch: Andere Buchhaltungen sind nicht angebunden. DATEV bauen wir, wenn jemand konkret daran scheitert.
Lexoffice verbindenExport fürs Steuerbüro
Ein Monat als ZIP, alle Belege drin.
Im Einzelnen
- Rechnungen als PDF
- Übersicht als CSV
- Monat frei wählbar
Was das heißt
Für euch: Alle Rohdaten ohne Rückfrage bei uns — einer der fünf Maßstäbe, an denen ihr uns messen könnt.
Belege für den Steuerberater exportierenEigene Rechnungen und Belege
Das Mitglied holt sich alles selbst.
Im Einzelnen
- Alle Rechnungen als PDF
- Kiosk-Belege getrennt
- Ein Jahr oder Monat als ZIP mit CSV-Liste
- Rechnungsadresse selbst ändern
Was das heißt
Für euch: Keine Mail mehr mit „kannst du mir die Rechnung vom März nochmal schicken“.
Für eure Mitglieder: Lädt sie jederzeit selbst, auch nach dem Austritt.
Rechnungen und Abrechnung einsehenVertrag ansehen und wechseln
Tarifwechsel ohne euch.
Im Einzelnen
- Laufender Tarif mit Kontingentstand
- Wechsel wirkt zum Monatsersten
- Vertragshistorie
Was das heißt
Für euch: Ein Wechsel erzeugt keine Arbeit und keinen Zwischenmonat von Hand.
Für eure Mitglieder: Sieht vorher, was der neue Tarif kostet und ab wann er gilt.
Tarif wechselnKündigen
In der App, ohne Mail an euch.
Im Einzelnen
- Kündigung zum Monatsende
- Bestätigung per Mail
- Zugang endet mit dem Vertrag
Was das heißt
Für euch: Ihr erfahrt es sofort und müsst nichts von Hand beenden.
Für eure Mitglieder: Kein Kündigungsschreiben, keine Frist, die er suchen muss.
Mitgliedschaft kündigenVertragsdokumente
Jede Fassung bleibt abrufbar.
Im Einzelnen
- Vertrag als PDF
- Bestätigte AGB-Fassung mit Datum
- Widerrufsbelehrung
Was das heißt
Für euch: Ihr könnt belegen, welche Fassung jemand bestätigt hat.
Für eure Mitglieder: Hat seine Unterlagen ohne Nachfrage.
Vertragsdokumente findenWer ist heute da
Belegung und Tagesplan auf einem Bildschirm.
Im Einzelnen
- Heute und jeder andere Tag
- Wer eingecheckt ist
- Freie Plätze
Was das heißt
Für euch: Die Frage „ist morgen noch was frei“ beantwortet ihr in zwei Sekunden.
Die Belegung eines Tages ansehenAlle Buchungen mit Export
Jede Buchung, filterbar, als CSV.
Im Einzelnen
- Zeitraum wählen
- Stornierte inklusive
- CSV-Download
Was das heißt
Für euch: Für die Steuer, für den Vermieter, für eine eigene Auswertung.
Buchungen exportierenUmsatz, Auslastung, auslaufende Verträge
Drei Zahlen, die eine Entscheidung tragen.
Im Einzelnen
- Umsatz je Monat, getrennt nach Tischen und Räumen
- Vorhersage der Auslastung
- Verträge, die in 30, 60 oder 90 Tagen enden
Was das heißt
Für euch: Nicht auffindbare Kennzahlen sind eine der häufigsten Klagen über die großen Anbieter.
Umsatz und Auslastung lesenAktivität
Was seit gestern passiert ist.
Im Einzelnen
- Neue Verträge und Kündigungen
- Buchungen und Stornos
- Änderungsprotokoll
Tische und Bereiche
Einmal anlegen, danach selten anfassen.
Im Einzelnen
- Bereiche wie „Großraum“ oder „Hinterzimmer“
- Tische einzeln oder als Block
- Anonyme Bereiche ohne Tischnummern
Was das heißt
Für euch: Wer keine Tischnummern an der Wand hat, braucht auch keine in der Software.
Für eure Mitglieder: Bucht je nach Einstellung einen Tisch oder nur einen Bereich.
Tischbereiche und Tische anlegenRäume
Besprechungsräume mit Stundenpreis.
Im Einzelnen
- Größe und Ausstattung
- Stundenpreis für Tagesgäste
- Öffentlich buchbar oder nicht
Was das heißt
Für euch: Ein Raum kann auch ohne Konto von außen buchbar sein.
Für eure Mitglieder: Sieht, was der Raum kostet, bevor er bucht.
Raum anlegenÖffnungszeiten und Buchungsfenster
Wann offen ist und wie weit im Voraus gebucht wird.
Im Einzelnen
- Öffnungszeiten je Wochentag
- Buchungsfenster in Tagen
- Buchbare Zeitfenster
Was das heißt
Für euch: Das Fenster begrenzt auch, wie lang eine Serie laufen darf.
Für eure Mitglieder: Sieht nur Tage, die tatsächlich buchbar sind.
Öffnungszeiten und Buchungszeitraum einstellenQR-Sticker und Aushang
Zum Ausdrucken, fertig gesetzt.
Im Einzelnen
- Sticker je Tisch
- Bogen für alle Tische
- Aushang-Poster für die Wand
Was das heißt
Für euch: Der Sticker führt auch Leute ohne App auf die richtige Seite.
Für eure Mitglieder: Scannt und ist eingecheckt.
Aushang und QR-Bogen druckenErscheinungsbild
Eure Farbe, euer Logo.
Im Einzelnen
- Logo und Akzentfarbe
- Heller und dunkler Modus
- Gilt in App und Web
Was das heißt
Für euch: Kein White-Label, aber euer Space sieht nach euch aus.
Für eure Mitglieder: Erkennt seinen Space wieder.
Erscheinungsbild anpassenAnmelden
E-Mail oder Konto von Google und Apple.
Im Einzelnen
- E-Mail und Passwort
- Google im Web und in der App
- Apple in der App
- Passwort zurücksetzen
Was das heißt
Für euch: Ihr verwaltet keine Passwörter.
Für eure Mitglieder: Bleibt in der App angemeldet, im Web wird öfter gefragt.
Konto anlegen und E-Mail bestätigenApp-Sperre, Sprache, Benachrichtigungen
Face ID vor der App, Deutsch oder Englisch.
Im Einzelnen
- Face ID oder Code
- Deutsch und Englisch
- Heller und dunkler Modus
- Push an oder aus
Was das heißt
Für eure Mitglieder: Stellt es selbst ein, ohne euch zu fragen.
Benachrichtigungen einstellenRechtsdokumente des Space
AGB, Nutzungsbedingungen, Widerruf, Preisverzeichnis.
Im Einzelnen
- Vorlage ausfüllen oder eigene hochladen
- Fassungen mit Datum
- Zustimmung wird protokolliert
Was das heißt
Für euch: Vier Dokumente, die ihr braucht — drei davon gibt es heute nur im Web.
Für eure Mitglieder: Sieht beim Beitritt genau die Fassung, der er zustimmt.
Die vier Rechtsdokumente deines SpaceKonto löschen
Antrag stellen, wir prüfen, dann ist es weg.
Im Einzelnen
- Antrag in der App
- Bestätigung per Mail
- Rechnungen bleiben bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist
Was das heißt
Für euch: Ihr müsst nichts tun und nichts belegen.
Für eure Mitglieder: Kein Schreiben an den Support nötig.
Konto löschenWas selfdesk nicht kann
Damit ihr das vor einem Gespräch wisst und nicht danach.
- Mehrere Standorte unter einem DachEin Space ist ein Space. Ein Vertrag gilt an einem Ort.
- Mehrere Spaces nebeneinander gehen, jeder mit eigener Abrechnung — ein standortübergreifender Pass nicht. Für einen Verbund ist das ein echter Nachteil, und wir sagen es lieber hier als im dritten Gespräch.
- Andere Schließsysteme als NukiSALTO, Tapkey, Kiwi, Chip- und Transponderanlagen sind nicht angebunden.
- Wir haben 606 Space-Websites durchgesehen — SALTO wird elfmal genannt, Tapkey neunmal, Nuki dreimal. Wir haben mit dem seltensten angefangen. Tapkey und SALTO holen wir nach.
- Kiosk im WebKaufen geht heute nur in der App.
- Produkte pflegen könnt ihr im Web, kaufen kann das Mitglied nur am Handy. Bekannte Lücke, keine Absicht.
- Tagesgast ohne Konto am SchreibtischFür Räume geht das, für Tische noch nicht.
- Ein Tisch pro Mitglied und Tag ist heute bis in die Datenbank verdrahtet. Solange das so ist, kann ein Mitglied weder eine Begleitung eintragen noch einen zweiten Tisch buchen.
- Stundenpreise und Wochenpakete für TischeTage ja, halbe Tage und Wochen nein.
- Guthaben- und Zehnerkarten gibt es. Ein Stundenpreis für Schreibtische und Mehrtagespakete fehlen.
- Chat, Feed, Events, Besucherverwaltung, KI-Assistent, E-SignaturBauen wir bewusst nicht.
- Wir haben keinen Beleg gefunden, dass Mitglieder eine zweite App wollen — dafür reihenweise Spaces, deren Leute bei WhatsApp bleiben. Zustimmung per Klick, mit Datum und Fassung gespeichert, reicht für einen Schreibtisch. Gibt einer dieser Punkte bei euch den Ausschlag, sagt es uns — dann ist die Entscheidung falsch.