Räume an Externe vermieten

Was geht

• Jeder Raum hat seinen eigenen Preis je Stunde. Gebucht wird im 15-Minuten-Raster.
• Ihr schaltet je Raum ein, ob Gäste ohne Konto ihn buchen dürfen, und legt für sie eigene Gastzeiten fest. Eure Öffnungszeiten für Mitglieder bleiben, wie sie sind.
• Extras wie Mittagessen, Getränke oder Beamer, mit Preis je Person, je Buchung, je Stück oder je Stunde und eigenem Steuersatz: 7 % für Speisen, 19 % für Getränke.
• Der Gast zahlt Raum und Extras in einer Zahlung mit Karte. Er bekommt einen Beleg mit Name und Anschrift, auf Wunsch mit Firma, und die Umsatzsteuer steht je Satz darauf.
• Mit einem Nuki-Schloss öffnet die Buchung die Tür, von 15 Minuten vor Beginn bis 15 Minuten nach Ende. Ohne Schloss liest der Gast „Zutritt nach Absprache“, und ihr lasst ihn selbst herein.
• Stornieren kann der Gast über den Link in seiner Mail, kostenlos bis zum Beginn. Ein Extra, dessen Vorlauf erreicht ist, bleibt berechnet.
• Eure Mitglieder buchen dieselben Räume in der App, mit dem Rabatt oder den Freistunden ihres Tarifs.

So sieht es für euren Gast aus

Der Gast wählt auf eurer Space-Seite, oder im Rahmen auf eurer eigenen Website, Tag, Zeit und Raum, dann Personen und Extras. Er bestätigt seine Mailadresse mit einem Code und bezahlt. Die Bestätigung kommt per Mail, mit einem Link, über den er die Buchung ansieht und storniert.

Selbst durchklicken: ein Besprechungsraum mit Mittagessen je Person im Beispiel-Space. Bezahlt wird dort im Testmodus, ohne echtes Geld. Der Beispiel-Space wird jede Nacht neu angelegt.

So sieht es für euch aus

Jeder Verkauf kommt bei euch als Mail an; freigeben müsst ihr nichts. Unter Bestellungen steht je Tag, was zu besorgen ist, etwa Getränke für 12 und einen Beamer. Beim Café oder Caterer bestellt ihr selbst.

Was ihr dafür einrichtet

1. Stripe verbinden, den Zahlungsdienst, über den Gäste mit Karte zahlen. Das Geld geht direkt auf euer Konto.
2. Impressum ausfüllen. AGB und Widerrufsbelehrung erzeugt Selfdesk aus euren Angaben.
3. Gastzeiten speichern und je Raum Preis, Freigabe für Gäste und Tür festlegen.
4. Extras anlegen, jedes mit Preis, Steuersatz und Vorlauf, also wie lange vorher es spätestens bestellt sein muss: keiner, ein Tag, zwei Tage oder eine Woche.

Steht auf der Seite „Online-Buchung für Gäste“ oben „Online“, teilt ihr den Link zu eurer Space-Seite oder bindet die Buchung mit einem Code in eure Website ein. Fehlt noch etwas, steht es dort mit einem Link zu der Stelle, wo ihr es behebt.

Was es kostet

Beispiel: 8 Mitglieder im Monatstarif, dazu wird euer Raum im Monat 12-mal von Externen gebucht, jedes Mal von jemand anderem. Das sind 12 Gasttage, und Selfdesk kostet euch 66,00 € netto (78,54 € brutto) im Monat.

Ein Gasttag ist ein Tag, an dem eine Person ohne zahlenden Monatsvertrag bei euch etwas bucht, 1 € netto. Er zählt je buchender Person, nicht je Teilnehmer: Ein Seminar mit 16 Leuten, das eine Person bucht, ist ein Gasttag. Raum und Extras zahlt der Gast an euch, wir nehmen davon nichts; Stripe berechnet seine Gebühr je Zahlung.

Was nicht geht

• Tagespreis für Räume. Räume kosten je Stunde. Einen Preis für den ganzen Tag oder eine Obergrenze je Tag gibt es nicht. Verpflegung und Ausstattung je Person laufen über die Extras eines Raums.
• Gäste zahlen auf Rechnung. Gäste ohne Konto zahlen beim Buchen mit Karte. Wer als Gast einen Raum oder ein Tagesticket bucht, zahlt sofort mit Karte und bekommt den Beleg per Mail, auf Wunsch mit Firma und Anschrift. Später überweisen kann ein Gast nicht.
• Kalender-Abgleich. Buchungsbestätigungen bringen einen Kalendereintrag mit. Einen Kalender zum Abonnieren oder einen Abgleich mit Google oder Outlook gibt es nicht, in keine Richtung.
• Gastbuchung auf Englisch. Gäste ohne Konto buchen auf Deutsch. Buchungsformular, Mails und Beleg für Gäste ohne Konto gibt es nur auf Deutsch, auch für Räume und Tagestickets. Mitglieder stellen ihre App auf Englisch.