Datenschutzerklärung

0. Auf einen Blick

Selfdesk ist eine Software für Coworking Spaces. Diese Datenschutzerklärung erklärt, welche personenbezogenen Daten beim Besuch unserer Website, bei der Nutzung der Selfdesk-App und der Web-App sowie bei der Nutzung eines Coworking Spaces über Selfdesk verarbeitet werden, wofür, auf welcher Rechtsgrundlage, wer sie erhält und wie lange sie gespeichert bleiben.

Zwei Dinge vorab, weil sie den Rest verständlicher machen:

• Es gibt zwei Verantwortliche. Für dein Selfdesk-Konto, die Website und den technischen Betrieb der App sind wir, die Ausguck GmbH, verantwortlich (Abschnitte 3 bis 5). Für alles, was mit deiner Mitgliedschaft in einem konkreten Coworking Space zu tun hat (Vertrag, Buchungen, Rechnungen, Türzugang), ist der Betreiber dieses Spaces verantwortlich; wir verarbeiten diese Daten in seinem Auftrag (Abschnitt 6).
• Wir verkaufen keine Daten, schalten keine Werbung und bilden keine Profile. Es gibt keine Werbe-Tracker, keinen Newsletter und keine automatisierten Entscheidungen im Sinne von Art. 22 DSGVO. Per E-Mail stellen wir Selfdesk nur vor, wenn du zugestimmt hast (Abschnitt 4.12).

1. Verantwortlicher und Kontakt

Ausguck GmbH
Hansastraße 66
24118 Kiel
Deutschland

Telefon: 0431 30149444
E-Mail: info@ausguck.de

Für Fragen zum Datenschutz und zur Ausübung deiner Rechte erreichst du uns unter der genannten E-Mail-Adresse.

2. Deine Rechte

Du hast gegenüber dem jeweils Verantwortlichen folgende Rechte:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO) über die zu deiner Person gespeicherten Daten. In der App und im Web forderst du sie unter Einstellungen mit „Meine Daten anfordern“ an; die Datei kommt per Mail an die Adresse deines Kontos,
• Berichtigung (Art. 16) unrichtiger Daten. Name und Rechnungsadresse kannst du in der App selbst ändern; für eine Änderung der E-Mail-Adresse schreib uns.
• Löschung (Art. 17). Dein Selfdesk-Konto kannst du in der App unter Einstellungen löschen oder über die Seite app.selfdesk.app/account-deletion beantragen; Abschnitt 5.7 beschreibt, was dann genau passiert.
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20); dieselbe Datei ist JSON, ein Format, das andere Programme einlesen können,
• Widerspruch (Art. 21) gegen Verarbeitungen, die auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruhen, aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben,
• Widerruf einer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3) mit Wirkung für die Zukunft, zum Beispiel für Fehlerberichte in der App (Abschnitt 5.9).

Du hast außerdem das Recht, dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Für uns zuständig ist das Unabhängige Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein (ULD), Holstenstraße 98, 24103 Kiel, https://www.datenschutzzentrum.de. Du kannst dich auch an die Aufsichtsbehörde deines Wohnorts wenden.

3. Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, wenn eine der folgenden Grundlagen greift; welche das im Einzelfall ist, steht bei jeder Verarbeitung dabei:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — die Verarbeitung ist für einen Vertrag mit dir oder für Schritte vor Vertragsschluss erforderlich (Konto, Buchungen, Abrechnung).
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO — wir sind gesetzlich dazu verpflichtet (zum Beispiel Aufbewahrung von Rechnungen nach Steuerrecht).
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — wir oder ein Dritter haben ein berechtigtes Interesse, das deine Interessen nicht überwiegt (zum Beispiel sicherer Betrieb, Missbrauchsabwehr, Nachweisbarkeit). Bei diesen Verarbeitungen benennen wir das Interesse.
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO — du hast eingewilligt (Fehlerberichte und Push-Mitteilungen in der App, Preisumfrage).
• § 25 TDDDG — für das Speichern von oder Zugreifen auf Informationen auf deinem Endgerät. Wir tun das nur, soweit es für den von dir gewünschten Dienst unbedingt erforderlich ist (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, zum Beispiel Anmelde-Cookies oder der Missbrauchsschutz beim Absenden eines Formulars) oder du eingewilligt hast (Fehlerberichte, Push-Mitteilungen).

4. Website selfdesk.app

4.1 Hosting und technischer Zugriff

Unsere Website und alle Selfdesk-Dienste laufen auf Servern der netcup GmbH, Emmy-Noether-Straße 10, 76131 Karlsruhe, im Rechenzentrum Nürnberg, Deutschland. Beim Aufruf einer Seite verarbeitet der Server technisch bedingt deine IP-Adresse, die aufgerufene Adresse, Zeitpunkt, Browser und Betriebssystem, um die Seite auszuliefern. Wir führen keine dauerhaften Zugriffsprotokolle; Betriebsprotokolle unserer Systeme enthalten keine IP-Adressen und werden nach kurzer Zeit automatisch überschrieben.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Bereitstellung und Sicherheit der Website). Mit netcup besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

Die Website legt auf deinem Gerät nur ab, was sie für das braucht, worum du sie bittest: das Cookie NEXT_LOCALE mit der gewählten Sprache, sobald du die Sprache umschaltest oder eine englische Seite öffnest (bis du den Browser schließt). Im lokalen Speicher des Browsers merkt sie sich, dass du den Hinweis auf die andere Sprachfassung geschlossen hast, welche Plattform du in der Hilfe gewählt hast, und den Entwurf deiner Antworten in der Preisumfrage; nach dem Absenden ersetzt ihn der Zeitpunkt des Absendens, damit die Seite dir dankt statt neu zu fragen. Nichts davon wird an uns übertragen; du kannst es jederzeit in deinem Browser löschen.

Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG (unbedingt erforderlich für die gewünschte Funktion). Kennungen von Drittanbietern setzt die Website nicht.

4.2 Reichweitenmessung mit Umami

Auf der Website (nicht in der App und nicht in der Web-App) zählen wir Besuche mit Umami, einer freien Software, die wir selbst auf unserem Server bei netcup in Nürnberg betreiben (stats.selfdesk.app). Kein Dritter erhält diese Daten. Umami setzt keine Cookies und legt nichts auf deinem Gerät ab; es prüft nur, ob du die Zählung in deinem Browser abgeschaltet hast. IP-Adressen werden nicht gespeichert: Aus IP-Adresse und Browserkennung bildet Umami einen Kennwert, der täglich wechselt und sich nicht zurückrechnen lässt. Wir erkennen dich deshalb am nächsten Tag nicht wieder und bilden keine Profile.

Gespeichert werden: die aufgerufenen Seiten und die Seite, von der du kamst; Land, Region und Stadt, aus der IP-Adresse abgeleitet; Browser, Betriebssystem, Gerätetyp, Bildschirmgröße und Sprache; außerdem einzelne Klicks auf der Website, etwa auf „Kostenlos testen“, auf Links zu anderen Seiten, auf einen Schritt der Preisumfrage oder ein Suchwort in der Funktionsliste, zu dem es keinen Treffer gab. Nach 25 Monaten löschen wir die Daten.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Interesse zu verstehen, welche Seiten genutzt werden und wo Besucher nicht weiterkommen). Weil Umami auf deinem Gerät nichts speichert und nur deine eigene Abschaltung liest, ist keine Einwilligung nach § 25 TDDDG erforderlich. Du kannst der Verarbeitung jederzeit widersprechen (Abschnitt 2), oder die Zählung selbst abschalten: Ein Werbeblocker genügt, oder du gibst in der Konsole deines Browsers localStorage.setItem("umami.disabled", "1") ein.

4.3 Schriftarten

Wir verwenden Schriftarten, die auf unserem eigenen Server liegen. Beim Seitenaufruf wird keine Verbindung zu Google oder anderen Schriftanbietern aufgebaut.

4.4 Warteliste („Zur Warteliste“)

Wenn du deine E-Mail-Adresse in das Wartelisten-Formular einträgst, speichern wir die Adresse, den Zeitpunkt und die Stelle der Website, an der du dich eingetragen hast. Wir nutzen sie ausschließlich, um dich zu benachrichtigen, wenn Selfdesk für dich verfügbar ist. Es gibt keinen Newsletter und keine Werbung. Das Formular ist vor automatisierten Einsendungen geschützt (Abschnitt 4.8).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Anfrage auf deinen Wunsch). Speicherdauer: 12 Monate nach Eintragung, danach löschen wir die Adresse automatisch; auf Wunsch jederzeit früher.

4.5 Öffentliche Space-Seiten

Coworking Spaces können unter selfdesk.app/s/… oder unter einer eigenen Domain eine öffentliche Seite mit Angebot, Adresse und Bildern haben. Darauf werden keine Daten von Mitgliedern angezeigt. Für die Inhalte ist der jeweilige Betreiber verantwortlich, für den technischen Betrieb der Seite, die Server-Protokolle (4.1) und die Besuchszählung (4.2) sind wir es, auch unter einer eigenen Domain. Wer über die Seite als Gast ohne Konto bucht, für den ist der Betreiber verantwortlich (Abschnitt 6.8), ebenso für Fragen, die jemand über das Fenster „Frage an …“ auf der Seite stellt (Abschnitt 6.9); seine Datenschutzhinweise stehen im Fuß der Space-Seite unter „Datenschutz“.

4.6 Kontakt per E-Mail

Schreibst du uns eine E-Mail, verarbeiten wir deine Angaben zur Bearbeitung der Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b oder f DSGVO). Unser E-Mail-System betreibt die Heinlein Support GmbH (mailbox.org), Schwedter Straße 8/9 A, 10119 Berlin, auf Servern in Deutschland. Mit der Heinlein Support GmbH besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

4.7 Preisumfrage

Auf der Seite „Preise“ fragen wir Betreiber von Coworking Spaces, was Software für sie kosten soll und was sie heute dafür aufwenden. Wir speichern die Antworten, die gewählte Sprache, den Zeitpunkt und die Browserkennung, aber keine IP-Adresse; zum Missbrauchsschutz beim Absenden siehe Abschnitt 4.8. Die Angaben zu Land und Größe des Spaces dienen nur der Auswertung nach Größenklassen. Eine E-Mail-Adresse ist freiwillig: Wir nutzen sie ausschließlich, um dir die ausgewertete Marktübersicht zu schicken und, wenn du das am Ende erlaubst, für eine einzelne Rückfrage. Gibst du mit derselben Adresse ein zweites Mal ab, ersetzt die neue Antwort die alte. Die veröffentlichte Auswertung ist so zusammengefasst, dass kein einzelner Space erkennbar ist.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung durch das Absenden; Widerruf jederzeit per E-Mail, dann löschen wir die Antwort). Speicherdauer: spätestens 12 Monate nach dem Absenden löschen wir die Antwort automatisch.

4.8 Schutz der Formulare vor Missbrauch (Cloudflare Turnstile)

Die Formulare für Warteliste, Preisumfrage und „Brauche ich“, den Chat und die Rückruf-Bitte (Abschnitt 4.10) schützen wir mit Cloudflare Turnstile der Cloudflare, Inc., 101 Townsend Street, San Francisco, CA 94107, USA, vor automatisierten Einsendungen. Die Prüfung wird erst geladen, wenn du das Formular benutzt: bei der Warteliste und bei „Brauche ich“, sobald du in das Feld für die E-Mail-Adresse klickst oder absendest, bei der Preisumfrage auf der letzten Seite. Dabei verarbeitet Cloudflare deine IP-Adresse, die Browserkennung (User-Agent), technische Merkmale der verschlüsselten Verbindung und die Adresse unserer Website, um zu erkennen, ob ein Mensch oder ein Programm das Formular ausfüllt. Eine Rätselaufgabe musst du in der Regel nicht lösen. Beim Absenden schickt unser Server das Prüfergebnis und deine IP-Adresse zur Bestätigung an Cloudflare.

Außerdem hält unser Server deine IP-Adresse für höchstens zehn Minuten im Arbeitsspeicher, um zu viele Einsendungen aus derselben Verbindung abzuweisen. Sie wird nicht gespeichert und nicht protokolliert.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse, Warteliste, Umfrageergebnisse und Anfragen vor Spam und automatisierten Massen-Einsendungen zu schützen); für das Auslesen der Browsermerkmale § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, weil wir das Absenden ohne diese Prüfung nicht sicher anbieten können. Für die Bot-Erkennung verarbeitet Cloudflare die Daten in unserem Auftrag (Art. 28 DSGVO); soweit Cloudflare sie zusätzlich zur Verbesserung seiner Bot-Erkennung nutzt, ist Cloudflare dafür selbst verantwortlich. Die Übermittlung in die USA stützt sich auf das EU-US Data Privacy Framework, für das Cloudflare zertifiziert ist, sowie ergänzend auf EU-Standardvertragsklauseln. Details: https://www.cloudflare.com/turnstile-privacy-policy/

Das Formular für Buchungen als Gast ohne Konto (Abschnitt 6.8) schützt Turnstile auf dieselbe Weise; dort wird die Prüfung mit dem Formular geladen. Ebenso das Fenster für Fragen auf einer Space-Seite (Abschnitt 6.9); dort lädt die Prüfung erst, wenn das Fenster geöffnet wird. Verantwortlich ist in beiden Fällen der Betreiber des Spaces, für den wir und Cloudflare in seinem Auftrag tätig sind.

4.9 „Brauche ich“ im Funktionsverzeichnis

Auf der Seite „Funktionen“ kannst du uns sagen, dass du etwas brauchst, das Selfdesk nicht kann, oder was du gesucht und nicht gefunden hast. Wir speichern deine E-Mail-Adresse, worum es geht (den Punkt aus der Liste oder dein Suchwort), deinen Text, wenn du einen schreibst, die Sprache der Seite und den Zeitpunkt, aber keine IP-Adresse; zum Missbrauchsschutz beim Absenden siehe Abschnitt 4.8. Jeder Eintrag kommt zusätzlich als E-Mail bei uns an (Abschnitt 4.6). Wir nutzen die Adresse ausschließlich, um dir zu schreiben, wenn es das gibt, oder um nachzufragen, was du genau brauchst. Es gibt keinen Newsletter und keine Werbung.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Anfrage auf deinen Wunsch). Speicherdauer: 12 Monate nach dem Absenden, danach löschen wir den Eintrag automatisch; auf Wunsch jederzeit früher.

4.10 Chat und Rückruf auf selfdesk.app

Unten rechts auf unseren Seiten kannst du uns im Chat eine Frage stellen, und im Abschnitt „Noch Fragen?“ um einen Rückruf bitten. Solange du nichts absendest, speichert der Chat nichts. Mit dem Absenden speichern wir deine Nachricht, die Seite, auf der du geschrieben hast, die Sprache der Seite und den Zeitpunkt; beim Rückruf deine Telefonnummer und das Zeitfenster. Name und E-Mail-Adresse kannst du freiwillig angeben. Eine IP-Adresse speichern wir nicht. Wir lesen und beantworten deine Nachricht in unserer eigenen App; jede neue Frage und jede Rückruf-Bitte kommt zusätzlich als E-Mail bei uns an (Abschnitt 4.6). Antworten wir, während du nicht mehr auf der Seite bist, und hast du eine E-Mail-Adresse angegeben, schicken wir dir die Antwort nach zwei Minuten auch per E-Mail. Einen anderen Dienst für den Chat nutzen wir nicht.

Damit du das Gespräch beim nächsten Besuch wiederfindest, legt die Seite nach dem Absenden einen Schlüssel für dein Gespräch im Speicher deines Browsers ab (Local Storage). Er ist nur für dieses Gespräch da und wird nicht für anderes ausgewertet; du kannst ihn jederzeit in deinem Browser löschen. Solange das Chatfenster offen ist, hält dein Browser eine Verbindung zu unserem Server, damit Antworten sofort erscheinen und wir sehen, ob du noch auf der Seite bist.

Die erste Nachricht und die Rückruf-Bitte schützen wir mit Cloudflare Turnstile (Abschnitt 4.8); die Prüfung wird erst geladen, wenn du das Chatfenster öffnest oder in das Feld für die Telefonnummer klickst. Um zu viele neue Gespräche aus derselben Verbindung abzuweisen, hält unser Server deine IP-Adresse höchstens eine Stunde im Arbeitsspeicher; sie wird nicht gespeichert und nicht protokolliert.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anfrage auf deinen Wunsch); für den Schlüssel im Browser § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, weil du das Gespräch ausdrücklich führen möchtest. Speicherdauer: 180 Tage nach der letzten Nachricht, danach löschen wir das Gespräch automatisch; auf Wunsch jederzeit früher.

4.11 Unsere Seiten bei LinkedIn und YouTube

Im Fuß dieser Website verlinken wir unsere Seite bei LinkedIn und unseren Kanal bei YouTube. Das sind einfache Links: Beim Aufruf von selfdesk.app wird nichts von LinkedIn oder YouTube geladen, und es gehen keine Daten an sie. Erst wenn du einen Link anklickst, öffnet sich die Seite des Anbieters, und dort gelten seine Datenschutzhinweise.

Für unsere LinkedIn-Seite (linkedin.com/company/selfdesk-app) zeigt uns LinkedIn zusammengefasste Zahlen zu Besuchen und Reaktionen, aus denen wir keine einzelnen Personen erkennen. Für diese Statistik sind wir mit der LinkedIn Ireland Unlimited Company gemeinsam verantwortlich (Art. 26 DSGVO); die Vereinbarung dazu steht unter legal.linkedin.com/pages-joint-controller-addendum. Deine Rechte dazu kannst du bei LinkedIn oder bei uns geltend machen; was uns erreicht, geben wir an LinkedIn weiter. Für alles Übrige auf LinkedIn ist LinkedIn allein verantwortlich.

Unseren YouTube-Kanal (youtube.com/@selfdesk) betreibt die Google Ireland Limited; YouTube zeigt uns nur zusammengefasste Zahlen zu Aufrufen. LinkedIn und Google können Daten in die USA übermitteln; beide sind nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert.

Schreibst du uns dort oder kommentierst, verarbeiten wir das, um zu antworten. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser berechtigtes Interesse, Selfdesk dort vorzustellen und erreichbar zu sein).

4.12 Wenn wir uns zuerst melden

Wir rufen Betreiber von Coworking-Spaces an, um ihnen Selfdesk vorzustellen, und schreiben Unternehmen an, mit denen wir zusammenarbeiten möchten, etwa Anbieter, deren Software Selfdesk anbindet. Per E-Mail schreiben wir einem Space erst, wenn du am Telefon zugestimmt oder dich selbst bei uns gemeldet hast.

Woher wir deine Angaben haben: aus öffentlich zugänglichen Quellen, nämlich der Website und dem Impressum deines Spaces oder Unternehmens und Verzeichnissen von Coworking-Spaces (coworkland.de, coworknetz-kielregion.de, coworking-spaces.info), oder aus einer Empfehlung oder einem Gespräch mit dir.

Was wir speichern: Name und Anschrift des Spaces oder Unternehmens, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Website, den Namen der Ansprechperson, soweit er dort steht oder du ihn uns nennst, öffentliche Angaben zum Space (Plätze, Preise, eingesetzte Software) und unsere Notizen zu Anrufen und Gesprächen: Datum, Ergebnis und was als Nächstes vereinbart ist. Mehr als das, was öffentlich steht oder du uns sagst, erheben wir nicht.

Wer die Angaben verarbeitet: Die Kontaktliste führen wir in unserem internen Code-Verzeichnis bei GitLab (GitLab Inc., USA). E-Mails schreiben wir über mailbox.org (Abschnitt 4.6) oder Google Workspace (Google Ireland Limited, Irland). Gespräche bereiten wir mit dem KI-Assistenten Claude der Anthropic, PBC (USA) vor und nach: Er stellt aus diesen Angaben eine Tagesliste und kurze Steckbriefe zusammen und entwirft Nachfass-Mails, die wir vor dem Absenden selbst lesen. Die Anbieter handeln in unserem Auftrag (Art. 28 DSGVO). Übermittlungen in die USA stützen sich auf das EU-US Data Privacy Framework oder auf EU-Standardvertragsklauseln. Wir verkaufen die Angaben nicht und geben sie an niemanden sonst weiter.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser berechtigtes Interesse, Selfdesk Betreibern vorzustellen und Zusammenarbeit anzubahnen). Du kannst dem jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO), formlos am Telefon oder per E-Mail an die Adresse in Abschnitt 1; dann melden wir uns nicht mehr. Damit das so bleibt, behalten wir nur den Namen des Spaces oder Unternehmens mit diesem Vermerk und löschen alles andere. Ohne Widerspruch löschen wir deine Angaben spätestens zwei Jahre nach dem letzten Kontakt, sofern daraus kein Vertrag geworden ist. Deine übrigen Rechte stehen in Abschnitt 2.

5. Selfdesk-Konto: App und Web-App

Dieser Abschnitt gilt für die mobile App (iOS, Android) und die Web-App unter app.selfdesk.app. Verantwortlich ist die Ausguck GmbH.

5.1 Registrierung und Konto

5.2 Anmeldung mit Google oder Apple (optional)

Du kannst dich statt mit einem Code aus der E-Mail oder einem Passwort mit deinem Google- oder Apple-Konto anmelden. Das gilt für die App und die Web-App. Wir erhalten dann von Google (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland) beziehungsweise Apple (Apple Distribution International Ltd., Hollyhill Industrial Estate, Cork, Irland) eine Konto-Kennung, deine E-Mail-Adresse (bei Apple auf Wunsch eine anonymisierte Weiterleitungsadresse) und deinen Namen. Google und Apple erfahren dabei, dass du dich bei Selfdesk anmeldest, und verarbeiten Geräte- und Verbindungsdaten nach ihren eigenen Datenschutzerklärungen (https://policies.google.com/privacy, https://www.apple.com/legal/privacy/).

In der Web-App wird der Google-Anmeldedienst erst geladen, wenn du auf die Google-Schaltfläche klickst; vorher findet keine Verbindung zu Google statt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anmeldung auf deinen Wunsch). Bei Kontolöschung widerrufen wir die Apple-Freigabe und löschen die Verknüpfung.

5.3 Sitzungen, Cookies und lokaler Speicher

Damit du angemeldet bleibst, speichern wir ein Zugriffs-Token (15 Minuten gültig) und ein Aktualisierungs-Token. Das Aktualisierungs-Token gilt im Browser 30 Tage und in der App 180 Tage; jede Nutzung beginnt die Frist neu. Zum Aktualisierungs-Token speichern wir eine technische Gerätebezeichnung, um Sitzungen unterscheiden zu können. Abgelaufene Token werden täglich gelöscht.

Die Web-App setzt ausschließlich technisch notwendige, eigene Cookies:

Im lokalen Speicher des Browsers merkt sich die Web-App außerdem den zuletzt gewählten Space und die Seitenleisten-Einstellung. Die App speichert Token im geschützten Speicher des Betriebssystems (Keychain / Keystore) und Einstellungen lokal auf dem Gerät.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG (unbedingt erforderlich für den gewünschten Dienst). Es werden keine Cookies oder Kennungen von Drittanbietern gesetzt; deshalb gibt es kein Cookie-Banner.

5.4 App-Sperre mit Face ID, Touch ID oder Fingerabdruck

Wenn du die App-Sperre aktivierst, prüft das Betriebssystem deines Geräts die Biometrie. Biometrische Daten verlassen dein Gerät nicht und werden von uns nicht verarbeitet. Wir speichern nur, ob die Sperre ein- oder ausgeschaltet ist.

5.5 Kamera (QR-Code-Scan)

Zum Einchecken an einem Schreibtisch kannst du dessen QR-Code mit der Kamera scannen. Die Kamera wird nur beim Scannen genutzt; Bilder werden nicht gespeichert oder übertragen. Aus dem Code lesen wir nur die Kennung des Schreibtischs. Standortdaten deines Geräts verarbeiten wir nicht.

5.6 E-Mails, die wir dir senden

Wir senden ausschließlich Nachrichten, die zu deinem Konto oder deiner Mitgliedschaft gehören: Anmelde- und Bestätigungscodes, Bestätigung der E-Mail-Adresse, Passwort-Zurücksetzen, Willkommen und Vertragsunterlagen, Buchungsbestätigungen, Vertragsänderungen, Kündigungsbestätigung, Rechnungen als PDF-Anhang und Zahlungshinweise, Kontolöschung. Einzelne Nachrichten, zum Beispiel Buchungsbestätigungen und Rechnungsmails, kannst du in den Einstellungen abschalten. Hast du an deiner Rechnungsadresse eine Kopie-Adresse hinterlegt, geht jede Rechnung zusätzlich dorthin (Abschnitt 6.1). Bist du Admin eines Spaces, erhältst du außerdem Hinweise zu Mitgliedschaftsanfragen, neuen Mitgliedern, Kündigungen, Tarifwechseln, fehlgeschlagenen Einzügen und Rückbuchungen (Abschnitt 6.6). Werbe-E-Mails gibt es nicht. Versand über mailbox.org (Abschnitt 4.6).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

5.7 Kontolöschung

Du kannst dein Konto in der App (Einstellungen → Konto löschen) oder ohne App über app.selfdesk.app/account-deletion löschen. Bei der zweiten Variante senden wir dir einen Bestätigungslink; die Anfrage wird innerhalb von 14 Tagen von uns bearbeitet. Mit der Bearbeitung passiert Folgendes:

1. Anmeldedaten, Sitzungen und Verknüpfungen zu Google/Apple werden sofort gelöscht; du kannst dich nicht mehr anmelden. Rollen in Spaces werden entzogen.
2. Laufende Mitgliedschaften enden zum nächstmöglichen Termin (Ende des laufenden Monats). Bis dahin bleiben Name und E-Mail-Adresse für den Betreiber sichtbar, damit er den Vertrag abwickeln kann.
3. Sobald keine Mitgliedschaft mehr aktiv ist, werden Name, E-Mail-Adresse, Benutzername und Profilbild in einem nächtlichen Lauf unwiderruflich entfernt (Anonymisierung).
4. Rechnungen, Zahlungen und Vertragsdokumente bleiben ohne Bezug zu deinem Konto für die gesetzliche Aufbewahrungsfrist bestehen (Abschnitt 6.2); Name und Anschrift stehen dort nur noch im Rechnungsdokument selbst.

Für die Bearbeitung von Löschanträgen speichern wir die E-Mail-Adresse und die IP-Adresse des Antrags nur als Hash-Wert (nicht rückrechenbar) für 12 Monate nach Abschluss, um Missbrauch (zum Beispiel massenhafte Anträge) erkennen zu können. Eine Löschung wird blockiert, solange du alleiniger Inhaber (Owner) eines Spaces bist; übertrage die Inhaberschaft dann zuerst.

Rechtsgrundlage: Art. 17 DSGVO; Art. 6 Abs. 1 lit. c (Aufbewahrungspflichten), lit. f (Missbrauchsabwehr).

5.8 App-Updates (Expo Updates)

Die App lädt kleinere Aktualisierungen direkt beim Start, ohne den App Store. Dafür fragt sie den Dienst Expo Updates der 650 Industries, Inc., 650 Castro Street, Suite 120-219, Mountain View, CA 94041, USA, unter u.expo.dev an. Übertragen werden eine zufällige Installations-Kennung, Plattform (iOS/Android), App- und Laufzeit-Version und technisch bedingt deine IP-Adresse.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (zeitnahe Auslieferung von Fehlerbehebungen und Sicherheitsupdates). Die Übermittlung in die USA stützt sich auf das EU-US Data Privacy Framework, für das 650 Industries zertifiziert ist, sowie ergänzend auf EU-Standardvertragsklauseln. Details: https://expo.dev/privacy

5.9 Fehlerberichte (nur mit deiner Einwilligung)

Wenn du in der App unter Einstellungen „Fehlerberichte senden“ einschaltest, sendet die App bei einem Absturz oder Programmfehler einen Bericht an unseren eigenen Server bugsink.selfdesk.app (Software Bugsink, betrieben von uns bei netcup in Deutschland; kein Dritter erhält diese Daten). Ein Bericht enthält: eine zufällige Installations-Kennung, technische Geräteangaben (Hersteller, Modell, Betriebssystem-Version, Speicher, Bildschirmgröße, Sprache, Zeitzone), App-Version, den betroffenen Programmcode (Stack-Trace) und die letzten Bedienschritte in technischer Form, sowie technisch bedingt die IP-Adresse beim Senden. Name, E-Mail-Adresse und Inhalte deiner Buchungen werden nicht übertragen.

Standardmäßig ist die Funktion aus. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG (Einwilligung); du kannst sie jederzeit in den Einstellungen widerrufen. Berichte werden nach 90 Tagen automatisch gelöscht. Die Web-App sendet keine Fehlerberichte.

5.10 Nutzungsstatistik beim Einrichten

Während du einen Space anlegst, speichern wir pseudonyme Ereignisse (zum Beispiel „Schritt 2 abgeschlossen“ oder „an der Zahlung abgebrochen“) mit deiner Konto-Kennung und dem Weg, über den du gekommen bist, um zu erkennen, wo der Assistent Betreiber verliert. Es gibt keine Auswertung einzelner Personen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Speicherdauer: 90 Tage.

5.11 Push-Mitteilungen (nur mit deiner Einwilligung)

Wenn du Push-Mitteilungen in den Einstellungen der App einschaltest und dein Betriebssystem die Berechtigung erteilt, erzeugt dein Gerät ein Push-Token, das wir deinem Konto zuordnen und speichern. Über dieses Token schicken wir kurze Hinweise, zum Beispiel „Neue Rechnung“ oder „Zahlung fehlgeschlagen“. Die Mitteilungen enthalten bewusst keine Namen, Beträge oder Space-Namen; die Details siehst du erst in der App. Welche Ereignisse du erhältst, stellst du in der App ein.

Zustellung: Wir übergeben Token und Mitteilung an den Expo Push Service der 650 Industries, Inc., 650 Castro Street, Suite 120-219, Mountain View, CA 94041, USA, der sie an Apple (Apple Distribution International Ltd., Irland) bzw. Google (Google Ireland Limited, Irland) zur Auslieferung an dein Gerät weiterreicht. 650 Industries speichert Mitteilungsinhalte nur für die Dauer der Zustellung.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung, jederzeit in der App oder in den Systemeinstellungen widerrufbar). Speicherdauer: Das Token wird beim Abmelden, beim Ausschalten in der App und nach 90 Tagen ohne Nutzung des Geräts gelöscht, spätestens mit dem Konto. Die Übermittlung in die USA stützt sich auf das EU-US Data Privacy Framework, für das 650 Industries zertifiziert ist, sowie ergänzend auf EU-Standardvertragsklauseln.

5.12 Adressvorschläge

Wenn du in der App oder der Web-App eine Adresse eingibst – bei der Registrierung, in deiner Rechnungsadresse oder im Impressum eines Spaces –, schlagen wir dir ab dem dritten Zeichen passende Adressen vor. Dafür senden wir den eingegebenen Text und, falls schon ausgefüllt, Postleitzahl und Ort an unseren eigenen Server in Deutschland, der ihn mit einem Adressverzeichnis abgleicht. Der Text wird nur für die Dauer der Anfrage verarbeitet: Er wird weder gespeichert noch protokolliert und an niemanden weitergegeben, und kein anderer Dienst erfährt davon. Das Adressverzeichnis stammt aus OpenStreetMap (© OpenStreetMap-Mitwirkende, Open Database License); wir laden es regelmäßig herunter – deine Eingaben verlassen dabei unseren Server nicht. Du musst keinen Vorschlag auswählen; das Formular funktioniert auch ohne.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an richtigen Adressen auf Verträgen und Rechnungen und an einer einfachen Eingabe). Speicherdauer: keine.

5.13 „Selfdesk fragen“ für Betreiber

Wer einen Space betreibt (Inhaber oder Admin), kann uns in der App und in der Web-App unter „Selfdesk fragen“ schreiben. Wir speichern die Nachrichten, wer sie geschrieben hat, den Space, das gewählte Thema und den Zeitpunkt. Zeigt die Frage auf etwas im Space (eine Abrechnung, eine Tür, eine Rechnung, die Stripe-Verbindung oder die eigene Domain), speichern wir deren Bezeichnung und sehen beim Beantworten den aktuellen Stand dazu, ohne Daten von Mitgliedern. Mitgeschickt wird außerdem, was vor dem Senden unter „Wird mitgeschickt“ steht: App-Version und Gerätetyp, bei „In der App geht etwas nicht“ auch Bildschirm, letzter Fehler, Modell, Systemversion und Sprache. Alle Inhaber und Admins des Space sehen diese Gespräche. Über eine Antwort informieren wir per Push und, wenn sie nach 15 Minuten ungelesen ist, per E-Mail; beides lässt sich in den Einstellungen abschalten.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Vertrags über die Nutzung von Selfdesk). Speicherdauer: zwei Jahre nach der letzten Nachricht, danach löschen wir das Gespräch automatisch.

6. Mitgliedschaft in einem Coworking Space

Wenn du über Selfdesk Mitglied in einem Coworking Space bist oder wirst, ist der Betreiber dieses Spaces Verantwortlicher für die Verarbeitung deiner Mitgliedsdaten. Er entscheidet, welche Tarife es gibt, wer Zugang bekommt und wie abgerechnet wird. Wir stellen die Software bereit und verarbeiten die Daten in seinem Auftrag (Art. 28 DSGVO) auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung, den jeder Betreiber in Selfdesk abschließt (Text unter selfdesk.app/avv). Name und Kontakt des Betreibers siehst du beim Vertragsabschluss in der App, in deinen Vertragsdokumenten und auf der Datenschutzseite des Spaces (Link „Datenschutz“ im Fuß seiner öffentlichen Seite); Auskunfts- und Löschanfragen zu Mitgliedsdaten kannst du an ihn oder an uns richten, wir leiten sie weiter.

Die folgenden Angaben beschreiben, was die Software für den Betreiber verarbeitet. Die Rechtsgrundlagen benennt der Betreiber; in der Regel sind es Art. 6 Abs. 1 lit. b (Mitgliedsvertrag), lit. c (Aufbewahrungspflichten) und lit. f (Sicherheit des Spaces).

6.1 Vertrag und Rechnungsadresse

Beim Abschluss einer Mitgliedschaft werden Tarif, Startdatum, Rechnungsadresse (Name, ggf. Firma, Straße, PLZ, Ort, Land) und, bei Firmenmitgliedschaften, die Zuordnung zu einem Unternehmen gespeichert. Für jeden Vertragsschritt (Abschluss, Änderung, Kündigung) wird ein Vertragsdokument als PDF erzeugt, das den Stand zu diesem Zeitpunkt festhält. Deine Zustimmung zu Nutzungsbedingungen, Preisverzeichnis und Widerrufsbelehrung wird mit Zeitpunkt, Dokumentversion, IP-Adresse und Browserkennung gespeichert, um sie nachweisen zu können; IP-Adresse und Browserkennung werden nach drei Jahren gelöscht, der Nachweis selbst bleibt für die Dauer der Aufbewahrung des Vertrags.

An der Rechnungsadresse kannst du freiwillig eine zweite E-Mail-Adresse hinterlegen („Kopie an“), zum Beispiel die deiner Buchhaltung oder deines Steuerbüros. Sie erhält jede neue Rechnung als PDF, auch wenn du Rechnungsmails für dich abgeschaltet hast, und bleibt gespeichert, bis du sie entfernst. Bitte trage nur Adressen ein, deren Inhaber damit rechnen.

Ein von dir bei einer Kündigung angegebener Grund wird weder gespeichert noch protokolliert.

6.2 Rechnungen, Zahlungen, Aufbewahrung

Monatlich entstehen Rechnungen für Mitgliedschaft, Tagesnutzung, Raumbuchungen und Kiosk-Einkäufe. Rechnungen und die zugehörigen Buchungs- und Zahlungsdaten sind Buchungsbelege und werden acht Jahre ab Ende des jeweiligen Kalenderjahres aufbewahrt (§ 147 AO, § 14b UStG, § 257 HGB), auch nach Ende der Mitgliedschaft oder Löschung deines Kontos. Danach werden sie gelöscht.

Stripe. Wenn der Betreiber Zahlungen über Selfdesk abwickelt, laufen sie über Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, Irland. Deine Zahlungsdaten (Karte, SEPA-Mandat) gibst du direkt bei Stripe ein; wir sehen und speichern nur ein Kürzel (zum Beispiel die letzten vier Ziffern) und eine Stripe-Kundennummer. An Stripe übermitteln wir Name, E-Mail-Adresse und Rechnungsadresse. Bezahlst du mit Apple Pay oder Google Pay, verarbeiten zusätzlich Apple beziehungsweise Google die Zahlung in eigener Verantwortung nach ihren Datenschutzbestimmungen (Links in Abschnitt 5.2). Stripe verarbeitet zur Betrugsprävention zusätzlich technische Gerätedaten (Device-Fingerprint, IP-Adresse) in eigener Verantwortung. Stripe kann Daten in die USA übermitteln; Grundlage sind das EU-US Data Privacy Framework und EU-Standardvertragsklauseln. Details: https://stripe.com/de/privacy

Buchhaltung (Lexware Office). Nutzt der Betreiber die Anbindung an Lexware Office (Haufe-Lexware GmbH & Co. KG, Munzinger Straße 9, 79111 Freiburg, Deutschland), werden Name bzw. Firma, Rechnungsadresse, E-Mail-Adresse und Rechnungspositionen in sein dortiges Konto übertragen. Die Server stehen in Deutschland (AWS Frankfurt); für Support ist ein Zugriff aus Drittländern möglich, gestützt auf Standardvertragsklauseln. Lexware Office ist Auftragsverarbeiter des Betreibers.

Buchhaltung (sevDesk). Nutzt der Betreiber statt dessen die Anbindung an sevDesk (sevDesk GmbH, Im Unteren Angel 1, 77652 Offenburg, Deutschland), werden Name bzw. Firma, Rechnungsadresse, E-Mail-Adresse und Rechnungspositionen in sein dortiges Konto übertragen. Die Server stehen in Deutschland; für Support ist ein Zugriff aus Drittländern möglich, gestützt auf das EU-US Data Privacy Framework und Standardvertragsklauseln. sevDesk ist Auftragsverarbeiter des Betreibers.

6.3 Buchungen und Anwesenheit

Reservierungen von Schreibtischen, Zonen und Räumen werden mit Datum, Uhrzeit und Ressource gespeichert. Sie sind Grundlage der Abrechnung und bleiben deshalb mit den Rechnungen bestehen; nach Löschung deines Kontos sind sie keiner Person mehr zugeordnet. Der Betreiber sieht Buchungen, um den Space zu planen. Beim QR-Check-in wird kein Scan-Ereignis gespeichert, nur die daraus entstehende Buchung.

6.4 Türöffnung (Smart Locks)

Hat dir der Betreiber Türzugang eingerichtet, öffnest du Türen in der App. Dabei sendet unser Server einen Öffnungsbefehl an das Schließsystem des Betreibers (Nuki Home Solutions GmbH, Münzgrabenstraße 92/4, 8010 Graz, Österreich, über das Nuki-Konto des Betreibers). Nuki erhält dabei nur die Kennung des Schlosses, keine Angaben zu deiner Person.

Jeder Öffnungsversuch (erfolgreich oder abgelehnt) wird mit Tür, Zeitpunkt und Ergebnis protokolliert. Zweck ist ausschließlich die Sicherheit des Spaces und die Fehleranalyse, nicht die Kontrolle deiner Anwesenheit. Der Bezug zu deiner Person wird nach 30 Tagen automatisch entfernt; danach bleiben nur Tür, Zeitpunkt und Ergebnis als Statistik. Der Betreiber sieht Öffnungen in seinem Aktivitätsprotokoll nur innerhalb dieser 30 Tage; du siehst deine eigenen Öffnungen in deiner Aktivitätsübersicht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse des Betreibers an der Sicherheit seiner Räume); du kannst widersprechen.

6.5 Kiosk

Kaufst du im Space Produkte über den Kiosk in der App, werden Produkt, Preis, Steuersatz und Zeitpunkt gespeichert. Offene Käufe bezahlst du direkt in der App über Stripe (Abschnitt 6.2) und erhältst dafür einen Beleg; was bis zum Monatsende offen bleibt, rechnet der Betreiber mit einer eigenen Kiosk-Rechnung ab. Aufbewahrung von Käufen und Belegen wie Rechnungen (Abschnitt 6.2).

6.6 Was Betreiber und Mitarbeitende des Spaces sehen

Admins des Betreibers sehen die Mitgliederliste (Name, E-Mail, Tarif, Vertragsstatus, Rechnungsadresse), Buchungen, Rechnungen und Zahlungsstatus, Kiosk-Einkäufe und das Türprotokoll innerhalb des 30-Tage-Fensters. Beantragst, beginnst, änderst oder kündigst du eine Mitgliedschaft oder schlägt ein Einzug fehl, erhalten Admins dazu eine E-Mail mit deinem Namen, sofern sie diese Hinweise nicht abgeschaltet haben; bei einer Rückbuchung immer. Push-Mitteilungen an Admins nennen keine Namen. Änderungen, die Admins vornehmen, werden in einem Protokoll (Audit-Log) mit dem Namen des Admins festgehalten und nach drei Jahren gelöscht. Andere Mitglieder sehen keine Daten von dir; eine „Wer ist da“-Anzeige gibt es nicht.

6.7 Mitgliederimport durch den Betreiber

Ein Betreiber kann bestehende Mitglieder mit Name, E-Mail, Adresse und Tarif vorab anlegen, damit sie sich beim Registrieren nur noch zuordnen. Diese vorbereiteten Datensätze stammen vom Betreiber; wird ein Datensatz zurückgezogen oder nicht mehr benötigt, löschen wir ihn nach 90 Tagen.

6.8 Buchung als Gast ohne Konto

Manche Spaces verkaufen Tagestickets oder Besprechungsräume an Gäste ohne Selfdesk-Konto. Verantwortlich ist auch hier der Betreiber; wir verarbeiten in seinem Auftrag. Gespeichert werden Name, E-Mail-Adresse, Anschrift (sie steht auf dem Beleg) und freiwillig die Firma, dazu Tag und Uhrzeit der Buchung und die Zustimmung zu AGB und Widerrufsbelehrung des Betreibers mit Zeitpunkt und Fassung. Die E-Mail-Adresse bestätigst du mit einem Code; danach erhältst du Buchungsbestätigung und Beleg. Bezahlt wird mit Karte über Stripe (Abschnitt 6.2), das Formular schützt Cloudflare Turnstile (Abschnitt 4.8). Gehört Türzugang zur Buchung, gilt für Öffnungen dasselbe wie in Abschnitt 6.4.

Bezahlte Buchungen sind Belege und werden acht Jahre aufbewahrt (Abschnitt 6.2). Wird eine Buchung nicht bezahlt, weil sie abläuft oder vor der Zahlung storniert wird, entfernen wir nach 30 Tagen Name, E-Mail-Adresse und Anschrift.

6.9 Fragen über eine Space-Seite

Manche Spaces lassen Fragen über ihre öffentliche Seite zu. Wer dort im Fenster „Frage an …“ schreibt, braucht kein Konto. Verantwortlich ist der Betreiber des Spaces; wir verarbeiten in seinem Auftrag. Gespeichert werden die Nachrichten, die Antworten des Spaces, die Seite und das Angebot, zu dem gefragt wurde, und freiwillig Name und E-Mail-Adresse. Nach dem Senden legt der Browser eine Kennung des Gesprächs ab, damit es sich wiederfinden lässt. Die erste Nachricht prüft Cloudflare Turnstile (Abschnitt 4.8). Ist eine Antwort nach zwei Minuten nicht auf der Seite gesehen worden und gibt es eine E-Mail-Adresse, senden wir sie im Namen des Spaces per E-Mail; Antworten darauf gehen an den Space. Legt die Person später mit derselben bestätigten E-Mail-Adresse ein Konto an und beantragt einen Tarif in diesem Space, ordnen wir das Gespräch dem Konto zu. Gelöscht wird ein Gespräch 180 Tage nach der letzten Nachricht.

7. Empfänger und Drittlandübermittlung

Andere Empfänger gibt es nicht. Insbesondere geben wir keine Daten an Werbenetzwerke, Auskunfteien oder Datenhändler weiter. Behörden erhalten Daten nur, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

8. Speicherdauern im Überblick

Ist eine Frist abgelaufen, löschen automatische Läufe die Daten jede Nacht.

9. Datensicherheit

Alle Verbindungen sind TLS-verschlüsselt. Passwörter werden nur als Hash gespeichert, Zugangsdaten zu Schließsystemen verschlüsselt. Backups sind vor der Übertragung verschlüsselt. Der Zugriff auf Daten eines Spaces ist auf dessen Betreiber und dessen Mitglieder beschränkt; unsere eigenen Mitarbeitenden greifen nur zur Fehlerbehebung und auf dokumentierte Weise zu.

10. Keine automatisierten Entscheidungen

Wir treffen keine automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung und erstellen keine Profile (Art. 22 DSGVO). Ob ein Mitgliedsantrag angenommen wird, entscheidet der Betreiber.

11. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich unsere Dienste oder die Rechtslage ändern. Die jeweils aktuelle Fassung findest du unter selfdesk.app/datenschutz; über wesentliche Änderungen informieren wir dich in der App.