Monatslauf starten
Der Monatslauf ist eine Liste, die du abhakst. Er ist ab dem 1. des Folgemonats möglich.
Der Monatslauf schließt einen abgelaufenen Monat ab. Er stellt die Rechnungen für die Mitglieder aus, die du auswählst, und zieht sie danach ein, wenn dein Space Karten- oder SEPA-Zahlung nutzt. Es gibt keinen Zeitplan im Hintergrund: nichts wird ausgestellt, bevor du es auslöst.
Der Lauf für einen Monat ist erst ab dem 1. des Folgemonats möglich. Ein Mitglied ohne Rechnungsadresse wird nicht abgerechnet und nennt das als Grund in seiner Zeile.
In der App
- Öffne Rechnungen erstellen und bleib im Reiter Monatslauf.
- Stelle mit den Pfeilen über der Liste den Monat ein, den du abrechnen
willst. Weiter als bis zum Vormonat geht es nicht.
Rechnungen erstellen, Reiter Monatslauf mit dem Monat in der Kopfzeile - Prüfe die Zeile Abrechnung über … über der Liste. Sie sagt, ob die Rechnungen von selfdesk erzeugt oder in deiner Buchhaltung angelegt werden. Ändern führt zur Einstellung.
- Geh die Gruppen durch. Zu berechnen ist vorausgewählt, Berechnet führt jede Rechnungsnummer mit, Keine Kosten steht eingeklappt unten.
- Tippe eine Zeile an, um ihre Positionen zu sehen: Schreibtisch,
Raum, Kiosk, Zwischensumme, Gesamt.
Aufgeklappte Mitgliedszeile mit den Positionen und der Summe - Nimm mit Alle und Keine Zeilen dazu oder heraus.
- Unten steht Für … Ausgewählte erstellen mit der Summe, die du gleich
ausstellst. Tippe darauf und bestätige Rechnungen erstellen? mit
Erstellen.
Der feststehende Knopf mit Anzahl und Summe
Im Web
- Öffne Abrechnung. Der Eintrag heißt in der Navigation Monatslauf.
- Stelle mit den Pfeilen den Monat ein. Weiter als bis zum Vormonat geht es nicht.
- Prüfe die Zeile Abrechnung über … darüber. Ändern führt zur Einstellung.
- Bleib im Reiter Rechnungs-Kandidaten. Die Tabelle zeigt je Mitglied Schreibtisch, Räume, Gesamt und Status.
- Setze die Haken bei den Mitgliedern, die du abrechnen willst. Der Haken in der Kopfzeile wählt alle aus.
- Klicke oben … Rechnungen erstellen.
- Der Reiter Erstellte Rechnungen zeigt danach, was entstanden ist.
Im Web steht auf dem Knopf die Anzahl, nicht die Summe, und die Zeilen lassen sich nicht aufklappen. Die Positionen einer Zeile erreichst du über das Augensymbol am Zeilenende oder in der App.
Was dabei gilt
- Der Lauf für einen Monat ist erst ab dem 1. des Folgemonats möglich, weil er den ganzen Monat abschließend abrechnet. Siehe Monatslauf.
- Ein Lauf erzeugt bis zu drei getrennte Dokumente je Mitglied und legt sie nie zusammen. Siehe Drei Dokumente je Monat.
- Eine leere Positionsliste erzeugt kein Dokument. Ein Mitglied, das im Kontingent seines Tarifs geblieben ist, bekommt keine Nutzungsrechnung und keinen 0-€-Beleg.
- Ein Tarif ohne Grundpreis erzeugt keine Abo-Rechnung. Wer pro Tag zahlt, findet seine Tage auf der Nutzungsrechnung.
- Ob eingezogen wird, entscheidet dein Space und die Wahl des Mitglieds, nicht das Dokument. Der Einzug läuft nach dem Lauf, also können Ergebnisse ein paar Sekunden später eintreffen. Siehe Einzug.
- Ausgestellte Rechnungen lassen sich nicht mehr ändern. Siehe Gestellte Rechnungen sind eingefroren.