Lexoffice verbinden
Stellst du die Rechnungsmethode auf Lexoffice um, entstehen die Rechnungen des Monatslaufs direkt in deiner Buchhaltung statt in selfdesk.
Es gibt zwei Rechnungsmethoden. Bei Selfdesk erzeugt selfdesk Nummer und PDF. Bei Lexoffice legt derselbe Monatslauf die Rechnung in deiner Buchhaltung an, holt die Nummer und das PDF von dort und zeigt sie deinen Mitgliedern wie jede andere. Die Positionen rechnet selfdesk in beiden Fällen aus, damit die beiden Systeme nicht über den Betrag streiten können.
Du brauchst einen API-Schlüssel aus deinem Lexware-Konto. Die Karte zur Integration erscheint erst, wenn die Rechnungsmethode auf Lexoffice steht.
In der App
- Öffne Abrechnung in der Verwaltung.
- Wähle unter der Rechnungsmethode die Kachel LexOffice mit
Deutsche Buchhaltung und sichere mit Änderungen speichern.
Abrechnung mit den beiden Kacheln Selfdesk und LexOffice - Trag in LexOffice-Integration den API-Schlüssel ein.
- Tippe Verbindung testen. Danach steht oben Verbunden.
- Tippe Kontakte synchronisieren, damit deine Mitglieder als Kunden angelegt werden.
- Unter Letzte Syncs siehst du jeden Lauf. Fehlgeschlagen (…) klappt die Gründe auf.
Im Web
- Öffne Abrechnung in den Einstellungen.
- Wähle unter Rechnungsmethode die Kachel Lexoffice mit Buchhaltungs-Sync und bestätige Rechnungsmethode wechseln?.
- Trag in Lexoffice-Integration den API-Schlüssel ein.
- Klicke Verbindung testen.
- Klicke Kontakte synchronisieren.
- Unter Letzte Sync-Aktivität siehst du jeden Lauf und die Fehlgeschlagen (…) mit Grund.
Was dabei gilt
- Eine Rechnung wird nicht zweimal gesendet. Existiert für Mitglied, Monat und Art schon eine Rechnung, weist der Lauf sie ab. Eine finalisierte Rechnung bei einem echten Kunden lässt sich nicht zurücknehmen.
- Der Kontaktabgleich läuft nur über Änderungen. Ein zweiter Klick ohne Änderung ruft Lexware nicht an und meldet, dass alles aktuell ist.
- Ein Mitglied bekommt nie zwei Kontakte. Vor dem Anlegen sucht selfdesk nach der Mailadresse und übernimmt einen eindeutigen Treffer. Passen mehrere, wird die Adresse als fehlgeschlagen gemeldet, und du verknüpfst sie von Hand über die Kundennummer.
- Was du in Lexware pflegst, bleibt erhalten. Ein Abgleich schreibt nur Kunde, Rechnungsadresse und Mailadresse; Telefonnummern und Notizen bleiben stehen.
- Ohne Rechnungsadresse keine Rechnung. Fehlt sie, bricht die Erzeugung für dieses Mitglied vorher ab. Das Mitglied trägt sie in seinem Profil nach.
- Es gibt keinen Entwurfsmodus. Rechnungen gehen finalisiert raus. Die Kontrolle findet vorher statt. Siehe Rechnung vor dem Versand prüfen.
- Jeder Lauf schreibt einen Protokolleintrag, aber nur, wenn wirklich mit Lexware gesprochen wurde. Im Selfdesk-Modus steht dort nichts.
Wenn es nicht klappt