Mitglieder importieren
Du lädst eine Liste hoch. selfdesk verschickt keine E-Mails, sondern verknüpft den Vertrag, sobald sich die Person selbst registriert.
Mit dem Import übernimmst du bestehende Coworker, ohne für sie Konten anzulegen. Jede Zeile wartet, bis sich die Person mit derselben E-Mail-Adresse registriert. Dann bekommt sie ihren Vertrag, ihre Rechnungsadresse und ihre Telefonnummer automatisch und kann sofort buchen.
Es werden keine E-Mails verschickt. Die Einladung sprichst du selbst aus, wie du es ohnehin tust.
- Öffne die Mitgliederliste und darin den Import. In der App liegt der Knopf in der Kopfzeile, im Web heißt er Importieren.
- Lade die Vorlage herunterladen. In der Datei liegt ein zweites Blatt mit den gültigen Tarifnamen.
Importseite mit dem Knopf zum Herunterladen der Vorlage - Fülle pro Coworker eine Zeile aus: Name, E-Mail, Tarif, Vertragsbeginn. Die Spalte Tisch ist freiwillig und nimmt den Namen oder den Sticker-Code eines Tisches an.
- Wähle die Datei über Datei wählen (.xlsx / .csv) und dann Datei prüfen. Du bekommst eine Vorschau mit einem Status je Zeile.
Vorschau des Imports mit Status je Zeile - Korrigiere fehlerhafte Zeilen in deiner Datei und lade sie erneut hoch, oder importiere zunächst nur die gültigen Zeilen.
- Bestätige den Import. Die Zeilen stehen danach im Reiter Importiert mit dem Status Wartet auf Registrierung.
- Sag deinen Coworkern, dass sie sich mit genau dieser E-Mail-Adresse registrieren sollen.
Was dabei gilt
- Ein importiertes Mitglied ist noch kein Mitglied. Solange die Zeile offen ist, gibt es kein Profil und keine Zugangsdaten, und sie zählt nicht in der Liste Aktiv mit.
- Ein Vertragsbeginn in der Vergangenheit wird als historische Wahrheit übernommen. Es wird nichts rückwirkend neu berechnet.
- Steht in der Zeile ein Tisch, ist dieser Tisch ab Vertragsbeginn für alle anderen gesperrt, auch Monate bevor sich die Person zum ersten Mal anmeldet. Der Tarif der Zeile muss einen festen Schreibtisch enthalten.
- Den Tisch einer offenen Zeile kannst du einzeln ändern, ohne die ganze Liste neu hochzuladen.
- Registriert sich jemand vorher auf dem normalen Weg, wird seine Import-Zeile Separat angemeldet. Die reguläre Anmeldung hat Vorrang.
- Eine Zeile, die du zurückziehst, wird Zurückgezogen. Die Person bekommt bei der Registrierung dann keinen Vertrag mehr automatisch.
- Importierte Verträge brauchen keine Freigabe. Dein Upload ist die Bestätigung.
- Die Rechtstexte muss jede Person selbst annehmen. Das holt die App beim ersten Start nach.