Aufgabe

Nachrichten von Mitgliedern beantworten

Mitglieder schreiben euch über einen Knopf in der App. Ihr antwortet im Postfach, seht dabei die Sache, um die es geht, setzt den Stand, gebt Fehler der App an Selfdesk weiter und schreibt Mitgliedern auch selbst.

Mitglieder schreiben euch über den runden Knopf auf ihrer Startseite. Bei euch kommt die Nachricht im Postfach an: in der App über den Knopf unten rechts auf Verwalten, im Web über den Knopf unten rechts auf der Übersicht. Die Zahl am Knopf nennt die offenen Nachrichten.

Eine Nachricht beantworten

Tippe auf Verwalten auf den Knopf unten rechts.
Öffne die Nachricht unter Offen. Oben steht, wer schreibt und mit welchem Tarif, darunter die Sache, um die es geht, mit ihren Angaben, etwa Rechnungsnummer und Betrag.
Schreib deine Antwort und tippe auf Senden. Über dem Feld steht, welchen Absender das Mitglied sieht: deinen Vornamen und den Namen des Space.
Kümmerst du dich später darum, wähl In Arbeit. Ist alles geklärt, wähl Erledigt.

An Selfdesk weitergeben

Macht die App etwas falsch, gebt ihr das Gespräch an uns weiter.

Öffne das Gespräch und wähl An Selfdesk weitergeben.
Schreib unter Was sollen wir uns ansehen?, worum es geht.
Hak an, was mitgeht: die Nachricht des Mitglieds, den technischen Kontext, jede Sache einzeln und, je nach Thema, eine Sache eures Space dazu: zur Tür das Schloss, zur Zahlung die Stripe-Verbindung. Rechnungen sind zuerst nicht angehakt.
Wähl Weitergeben. Das Gespräch steht danach auf In Arbeit, und eine Zeile sagt, wer es weitergegeben hat.

Die Frage steht dann unter Selfdesk fragen. Antworten wir, kommt die Antwort zu euch, nicht zum Mitglied. Im Gespräch mit dem Mitglied steht eine Zeile dazu, die nur ihr seht. Haben wir den Fehler behoben, steht Dem Mitglied sagen im Gespräch. Der Text steht dann im Feld; ändere ihn bei Bedarf, tippe auf Senden und wähl danach Erledigt.

Einem Mitglied selbst schreiben

Ihr könnt ein Gespräch auch selbst beginnen, etwa wenn eine Lastschrift zurückkam.

Öffne die Seite des Mitglieds und wähl Nachricht schreiben. Geht es um eine bestimmte Sache, wähl stattdessen dort dazu schreiben: an einer gescheiterten Zahlung, an einer Rechnung des Mitglieds oder bei einem Antrag unter Neue Verträge. Die Sache hängt dann schon an der Nachricht.
Schreib deine Nachricht und tippe auf Senden. Das Gespräch öffnet sich im Postfach.

Das Mitglied bekommt eine Mitteilung und sieht die Nachricht hinter dem Knopf auf seiner Startseite. Bis es antwortet, steht das Gespräch bei euch unter Offen mit wartet auf Mitglied und Von euch begonnen.

Nachrichten aus- oder einschalten

Öffne die Space-Einstellungen. In der App führt Einrichtung über Auftritt und Öffentliche Seite dorthin, im Web liegt die Seite unter Einstellungen und Space. Schneller geht es über den Hinweis am Knopf, solange er noch dasteht.
Lege den Schalter Nachrichten von Mitgliedern um. Er wirkt sofort.

Was dabei gilt

Alle Admins und Owner sehen dasselbe Postfach. Wer antwortet, steht im Gespräch.
Offen heißt, das Mitglied wartet auf euch. Habt ihr geantwortet, steht das Gespräch weiter unter Offen mit wartet auf Mitglied. In Arbeit zählt nicht mehr am Knopf, es bleibt aber, bis jemand Erledigt wählt. Schreibt das Mitglied in einem erledigten Gespräch, ist es wieder offen.
Eine neue Nachricht kommt als Mitteilung aufs Handy. Bleiben Nachrichten 15 Minuten ungelesen, kommt eine Sammelmail. Abstellen könnt ihr das in den Benachrichtigungen mit Nachrichten von Mitgliedern.
Schaltet ihr die Nachrichten aus, können Mitglieder keine neuen Gespräche beginnen. Sie erreichen euch dann über die Mailadresse aus euren rechtlichen Angaben, die in ihrer Hilfe steht, und Problem melden geht wieder per Mail. Begonnene Gespräche bleiben auf beiden Seiten lesbar und im Postfach beantwortbar.
Mit Als PDF speicherst du ein Gespräch für eure Unterlagen, in der App über den Teilen-Dialog.
Hat ein Mitglied sein Konto gelöscht, steht es als ehemaliges Mitglied im Postfach. Antworten geht dann nicht mehr, ebenso wenn sein Vertrag seit über 90 Tagen vorbei ist: dann sieht es das Gespräch nicht mehr.
Ein Gespräch wird zwei Jahre nach der letzten Nachricht gelöscht.
Selbst schreiben könnt ihr Mitgliedern mit einem bestätigten Vertrag, bis 90 Tage nach seinem Ende, und Personen, deren Antrag noch wartet. Eine Antragstellerin sieht eure Nachricht auf ihrer Startseite, während sie auf die Bestätigung wartet, und antwortet dort; selbst ein Gespräch beginnen kann sie erst mit bestätigtem Vertrag. Lehnt ihr den Antrag ab, bleibt das Gespräch noch 90 Tage für sie lesbar. Sind die Nachrichten ausgeschaltet, fehlt der Knopf. Wer ein Gespräch begonnen hat, steht im Prüfprotokoll, ohne den Text.
Eine Nachricht geht immer an eine Person. Mitteilungen an alle Mitglieder gehören nicht hierher.
Fragen an uns stellt ihr unten im Postfach mit Selfdesk fragen.
Lasst ihr Fragen auf eurer Space-Seite zu, stehen sie im selben Postfach mit Interessent · Space-Seite, siehe Fragen auf der Space-Seite zulassen.
Weitergeben geht nur bei Nachrichten von Mitgliedern, einmal je Gespräch und nicht mehr, wenn das Mitglied sein Konto gelöscht hat oder das Gespräch nicht mehr sieht. Was danach dazukommt, schreibt ihr im Gespräch unter Selfdesk fragen. Wir sehen das Mitglied als „ein Mitglied“, ohne Namen und Mailadresse aus seinem Konto, und nur, was ihr angehakt habt. Steht ein Name im Text, nehmt die Nachricht heraus und beschreibt es selbst. Wer weitergegeben hat, steht im Prüfprotokoll.