Aufbewahrung acht Jahre
Rechnungen, Belege, Zahlungen und Buchungen werden nicht automatisch gelöscht, solange dein Space läuft. Sie tragen die achtjährige Belegaufbewahrung.
Buchungsbelege sind acht Jahre aufzubewahren. Selfdesk löscht sie deshalb nicht von selbst. Ein nächtlicher Lauf räumt andere Daten nach ihrer Frist auf, lässt die steuerrelevanten aber stehen.
| Wird nicht automatisch gelöscht | Wird nach Frist geräumt |
|---|---|
| Rechnungen, Kiosk- und Gastbelege | Personenbezug im Türprotokoll |
| Zahlungen | Prüfprotokoll |
| Verträge und Vertragsdokumente | Nachweise zur Zustimmung |
| Reservierungen, Raumbuchungen, Kiosk-Käufe | zurückgezogene Importzeilen und abgeschlossene Löschanträge |
Was daraus folgt:
- Löscht ein Mitglied sein Konto, verschwinden seine Rechnungen nicht. Der Personenbezug wird anonymisiert, die Belege bleiben. Anders ginge es nicht, ohne deine Buchführung zu zerreißen.
- Du bist für die Aufbewahrung verantwortlich, nicht Selfdesk. Zieh dir die Belege regelmäßig heraus, statt dich auf einen Zugang zu verlassen.
- Wird ein Space endgültig gelöscht, bleiben die Belege gesperrt. Das passiert sechs Monate, nachdem er inaktiv wurde, oder 30 Tage, nachdem du ihn selbst gelöscht hast. Niemand sieht sie dann in Selfdesk, auch deine Mitglieder nicht. Auf Anfrage an hilfe@selfdesk.app schicken wir sie dir als ZIP. Am Ende der acht Jahre, gezählt ab dem Ende des Jahres des jüngsten Belegs, löscht Selfdesk sie. Siehe Testphase oder Abo kündigen.
- Der Monatsexport liefert ein ZIP mit allen Rechnungen und Kiosk- und Gastbelegen eines Monats als PDF plus eine CSV-Liste. Fehlende PDFs werden dabei erzeugt.
- Der Monat ist das Belegdatum, nicht der abgerechnete Zeitraum. Die Abo-Rechnung für den kommenden Monat entsteht im laufenden und wird dort gebucht.
- Jeder Export wird protokolliert. Er ist ein Massenzugriff auf die Rechnungsdaten aller Mitglieder.
- Eingangsrechnungen laufen nicht durch Selfdesk. Deine Miete, dein Strom und die Abrechnung deines Zahlungsdienstleisters kommen von woanders.
Was wie lange gespeichert wird, steht in Was wie lange gespeichert wird.