Was wie lange gespeichert wird
Ein nächtlicher Lauf entfernt, was seine Frist hinter sich hat.
Selfdesk löscht nach Fristen, die im Programm hinterlegt sind und mit dem übereinstimmen, was die Datenschutzerklärung nennt. Ein nächtlicher Lauf erledigt sie; eine Einstellung dafür gibt es nicht.
| Was | Wie lange |
|---|---|
| Rechnungen, Zahlungen, Buchungen, Kioskkäufe | acht Jahre, gesetzliche Aufbewahrung für Buchungsbelege |
| Prüfprotokoll | drei Jahre, danach gelöscht |
| Daten eines inaktiven Space | sechs Monate, danach endgültig gelöscht; die Belege bleiben gesperrt bis zum Ende ihrer acht Jahre |
| Daten eines Space, den sein Inhaber gelöscht hat | 30 Tage, danach endgültig gelöscht wie ein inaktiver Space |
| Personenbezug im Türprotokoll | 30 Tage, danach bleibt nur die anonyme Zeile |
| Nachweis zu einer Dokument-Zustimmung | drei Jahre für IP-Adresse und Gerätekennung, die Zustimmung selbst bleibt |
| Geschlossene Import-Zeilen | 90 Tage |
| Abgeschlossene Löschanträge | ein Jahr |
Dazu gehört:
- Die acht Jahre sind eine gesetzliche Pflicht, keine Einstellung. Deshalb wird in dieser Gruppe nichts automatisch gelöscht, auch nicht nach einer Kontolöschung. Stattdessen wird der Personenbezug gekappt. Siehe Wenn ein Mitglied sein Konto löscht.
- Ist ein Space sechs Monate inaktiv, löscht Selfdesk alles ohne Aufbewahrungspflicht: Schreibtische, Räume, Tarife, nicht abgerechnete Buchungen, Nachrichten, Fotos, Türen, Einladungen und Einstellungen. Rechnungen, Zahlungen, Kiosk- und Gastbelege, Verträge und abgerechnete Buchungen bleiben gesperrt: Im Produkt erreicht sie niemand mehr, der Betreiber bekommt sie auf Anfrage. Acht Jahre nach dem Ende des Jahres, in dem der jüngste Beleg entstand, löscht der nächtliche Lauf auch sie. Die Konten der Mitglieder bleiben.
- Löscht der Inhaber den Space unter Einstellungen → Space, ist er sofort für alle weg: Das Abo endet, kommende Buchungen werden storniert. 30 Tage später löscht der nächtliche Lauf ihn endgültig, genau wie einen inaktiven Space nach sechs Monaten. In diesen 30 Tagen holen wir den Space auf eine Mail an hilfe@selfdesk.app zurück; er ist dann inaktiv, bis du ihn im Web wieder aktivierst.
- Das Prüfprotokoll fällt nicht unter die acht Jahre. Es ist ein Sicherheitsprotokoll und wird nach drei Jahren gelöscht.
- Türereignisse verlieren ihren Personenbezug nach 30 Tagen. Danach bleibt Statistik. Siehe Türprotokoll: 30 Tage, kein Anwesenheitsprotokoll.
- Absturzberichte sammelt die App nur, wenn ein Mitglied das selbst einschaltet. Die Voreinstellung ist aus, und die Web-App sammelt gar keine.
- Jede Regel läuft für sich. Scheitert eine, laufen die anderen trotzdem.