Entfernen ist kein Löschen
Du beendest Zugang und Vertrag. Rechnungen und Buchungen bleiben acht Jahre, und der Name verschwindet erst mit der Anonymisierung.
Ein Mitglied aus deinem Space zu entfernen ist eine Zugangsentscheidung. Es ist keine Löschung, und es kann auch keine sein: Rechnungen sind Buchungsbelege und müssen aufbewahrt werden.
Was das Entfernen tut:
- Der laufende Vertrag endet mit dem gestrigen Tag. Ein Vertrag, der heute oder später beginnt, wird verworfen, auch ein schon eingeplanter Nachfolger.
- Schreibtisch- und Raumbuchungen ab heute werden storniert. Frühere Buchungen dieses Monats bleiben und werden abgerechnet.
- Ein fester Schreibtisch ist ab heute frei.
- Türfreigaben dieser Person in deinem Space werden gelöscht. Ihr Türprotokoll bleibt; der Name fällt wie bei allen nach 30 Tagen weg.
- Eine Admin-Rolle wird entzogen.
Was bleibt:
- Rechnungen, Zahlungen, Buchungen und Kioskkäufe bleiben acht Jahre erhalten. Das ist die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege.
- Die Rechnungsadresse bleibt, weil sie der Empfängerblock der aufbewahrten Dokumente ist.
- Name und Adresse auf alten Rechnungen sind zum Ausstellungszeitpunkt eingefroren. Sie ändern sich auch dann nicht mehr, wenn das Profil später anonymisiert wird.
Wirklich gelöscht wird nur über die Kontolöschung, und die betreibt die Person selbst:
- Sie stellt den Antrag und bestätigt ihn per Link in einer E-Mail.
- Ein Plattform-Admin prüft und bearbeitet ihn. Zugangsdaten und Sitzungen sind danach weg, laufende Verträge werden zum Monatsende beendet. Name und Adresse bleiben bis dahin sichtbar, damit du den laufenden Vertrag noch abwickeln kannst.
- Nachts läuft die Anonymisierung. Sobald kein Vertrag mehr läuft und die letzte Rechnung gestellt ist, also im Monat nach dem Vertragsende, werden Name, E-Mail und Bild entfernt. Bis dahin gehen die Rechnungen weiter an die Mailadresse. Ab diesem Moment fällt das Profil aus deinen Mitgliederlisten.
Der einzige harte Riegel: wer alleiniger Besitzer eines Space ist, kann sein Konto nicht löschen lassen, bevor die Eigentümerschaft übertragen wurde.
Was wie lange gespeichert wird, steht in Was wie lange gespeichert wird.